التنسيق الشرطي في Excel - بالتفصيل مع الأمثلة

إذا كنت بحاجة إلى تقديم معلومات بصريًا ، فمن الملائم جدًا القيام بذلك باستخدام التنسيق الشرطي. المستخدم الذي يستخدم هذه الخدمة يوفر قدرًا هائلاً من الطاقة والوقت. للحصول على المعلومات الضرورية ، يكفي عرض سريع للملف.

كيفية عمل التنسيق الشرطي في Excel

يمكنك العثور على "تنسيق شرطي" في علامة التبويب الأولى من الشريط بالانتقال إلى قسم "الأنماط". 

بعد ذلك ، تحتاج إلى العثور على رمز السهم قليلاً إلى اليمين بعينك ، حرك المؤشر إليه. بعد ذلك ، سيتم فتح الإعدادات ، حيث يمكنك تكوين جميع المعلمات الضرورية بمرونة. 

بعد ذلك ، تحتاج إلى تحديد عامل التشغيل المناسب لمقارنة المتغير المطلوب برقم. هناك أربعة عوامل تشغيل للمقارنة - أكبر من ، وأقل من ، وتساوي ، وبين. تم سردها في قائمة القواعد. 

بعد ذلك ، حددنا سلسلة من الأرقام في النطاق A1: A11.

لنقم بتنسيق مجموعة بيانات مناسبة. ثم نفتح قائمة إعدادات "التنسيق الشرطي" ونضبط معايير اختيار البيانات المطلوبة. في حالتنا ، على سبيل المثال ، سنختار المعيار "المزيد". 

سيتم فتح نافذة بها مجموعة من الخيارات. يوجد في الجزء الأيسر من النافذة حقل تحتاج فيه إلى تحديد الرقم 15. في الجزء الأيمن ، تتم الإشارة إلى طريقة تمييز المعلومات ، بشرط أن تستوفي المعيار المحدد مسبقًا. سيتم عرض النتيجة على الفور.

بعد ذلك ، أكمل التكوين باستخدام زر موافق.

ما هو التنسيق الشرطي؟

إلى حد ما ، يمكننا أن نقول إنها أداة ، بعد معرفة العمل مع Excel لن يكون هو نفسه أبدًا. هذا لأنه يجعل الحياة أسهل بكثير. بدلاً من تعيين تنسيق خلية تطابق شرطًا معينًا يدويًا في كل مرة ، ومحاولة التحقق منها بنفسك للتأكد من امتثالها لهذا المعيار ، تحتاج فقط إلى ضبط الإعدادات مرة واحدة ، وبعد ذلك سيقوم Excel بكل شيء بنفسه.

على سبيل المثال ، يمكنك جعل كل الخلايا التي تحتوي على رقم أكبر من 100 تتحول إلى اللون الأحمر. أو حدد عدد الأيام المتبقية حتى الدفعة التالية ، ثم قم بتلوين الخلايا التي لا يزال الموعد النهائي فيها غير كافٍ باللون الأخضر. 

لنأخذ مثالا.

يوضح هذا الجدول المخزون الموجود في المخزون. لها أعمدة. كمنتج ، متوسط ​​المبيعات (يقاس بالوحدات في الأسبوع) ، المخزون وعدد الأسابيع المتبقية من هذا المنتج.

علاوة على ذلك ، فإن مهمة مدير المشتريات هي تحديد تلك المواقف ، والتي من الضروري تجديدها. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إلقاء نظرة على العمود الرابع من اليسار ، والذي يسجل مخزون البضائع حسب الأسبوع.

افترض أن معيار تحديد سبب الذعر أقل من 3 أسابيع من المخزون. يشير هذا إلى أننا بحاجة إلى إعداد طلب. إذا كان مخزون البضائع أقل من أسبوعين ، فهذا يشير إلى الحاجة إلى تقديم طلب على وجه السرعة. إذا كان الجدول يحتوي على عدد كبير من المواضع ، فإن التحقق يدويًا من عدد الأسابيع المتبقية يمثل مشكلة كبيرة. حتى لو كنت تستخدم البحث. والآن لنرى كيف يبدو الجدول ، الذي يسلط الضوء على البضائع النادرة باللون الأحمر.

وبالفعل ، من الأسهل بكثير التنقل. 

صحيح أن هذا المثال تعليمي ، وهو مبسط إلى حد ما مقارنة بالصورة الحقيقية. وتتحول الثواني والدقائق المحفوظة مع الاستخدام المنتظم لهذه الجداول إلى ساعات. الآن يكفي إلقاء نظرة على الجدول لفهم السلع التي تعاني من نقص في المعروض ، وعدم قضاء ساعات في تحليل كل خلية (إذا كان هناك الآلاف من عناصر السلع هذه).

إذا كانت هناك سلع "صفراء" ، فأنت بحاجة إلى البدء في شرائها. إذا كان الموضع المقابل أحمر ، فأنت بحاجة إلى القيام بذلك على الفور. 

حسب قيمة خلية أخرى

الآن دعنا نلقي نظرة على المثال العملي التالي.

لنفترض أن لدينا مثل هذا الجدول ، ونحن نواجه مهمة تمييز الصفوف التي تحتوي على قيم معينة. 

لذلك ، إذا كان المشروع لا يزال قيد التنفيذ (أي أنه لم يكتمل بعد ، وبالتالي تم تمييزه بالحرف "P") ، فإننا نحتاج إلى جعل خلفيته حمراء. تم تمييز المشاريع المنجزة باللون الأخضر.

سيكون تسلسل إجراءاتنا في هذه الحالة كما يلي:

1. حدد مجموعة من القيم. 
2. انقر فوق الزر "تنسيق شرطي" - "إنشاء قاعدة".
3. يرجى ملاحظة أنه في حالتنا ، تحتاج إلى تطبيق الصيغة في شكل قاعدة. بعد ذلك ، نستخدم الوظيفة IFلتسليط الضوء على خطوط المطابقة. 

بعد ذلك ، املأ الأسطر كما هو موضح في هذه الصورة.

المهم! يجب الإشارة إلى السلاسل بشكل مطلق. إذا أشرنا إلى خلية ، في هذه الحالة يتم خلطها (مع تثبيت العمود).

وبالمثل ، يتم إنشاء قاعدة لمشاريع العمل التي لم تكتمل حتى الآن. 

هذا ما تبدو عليه معاييرنا.

وأخيرًا ، لدينا قاعدة البيانات هذه نتيجة لذلك.

شروط متعددة

من أجل الوضوح ، لنأخذ النطاق A1: A11 من الجدول لشرح كيف ، في مثال عملي حقيقي ، يمكنك استخدام عدة شروط لتحديد تنسيق الخلية.

الشروط نفسها هي كما يلي: إذا تجاوز الرقم في الخلية القيمة 6 ، فسيتم تمييزه باللون الأحمر. إذا كان أخضر ، فإن اللون أخضر. وأخيرًا ، سيتم تمييز الأرقام الأكبر ، التي تزيد عن 20 ، باللون الأصفر. 

هناك عدة طرق لكيفية تنفيذ التنسيق الشرطي وفقًا لعدة قواعد.

1. الطريقة الأولى. نختار النطاق الخاص بنا ، وبعد ذلك ، في قائمة إعدادات التنسيق الشرطي ، حدد قاعدة اختيار الخلية مثل "المزيد". الرقم 1 مكتوب على اليسار ، والتنسيق معيّن على اليمين. في حالتنا ، يجب أن تكون التعبئة باللون الأحمر. بعد ذلك ، تتكرر الدورة مرتين ، ولكن تم بالفعل تعيين معلمات أخرى - أكثر من 6 واللون الأخضر وأكثر من 10 واللون الأصفر ، على التوالي. سوف تحصل على مثل هذه النتيجة.
   

   

2. الطريقة الثانية. انتقل إلى قائمة الإعدادات الرئيسية لأداة Excel “Conditional Formatting”. هناك نجد قائمة "إنشاء قاعدة" وانقر بزر الماوس الأيسر على هذا العنصر.
   

   

    بعد ذلك ، بعد ذلك ، حدد العنصر "استخدام الصيغة ..." (مظلل في الشكل بإطار أحمر) وقم بتعيين الشرط الأول. بعد ذلك ، انقر فوق "موافق". ثم تتكرر الدورة للظروف اللاحقة بنفس الطريقة الموضحة أعلاه ، ولكن يتم استخدام الصيغة.

   

من المهم أن تأخذ هذا في الاعتبار. في مثالنا ، تطابق بعض الخلايا عدة معايير في وقت واحد. يقوم Excel بحل هذا التعارض على النحو التالي: يتم تطبيق القاعدة المذكورة أعلاه أولاً. 

وهنا لقطة شاشة لفهم أفضل.

على سبيل المثال ، لدينا الرقم 24. وهو يلبي جميع الشروط الثلاثة في نفس الوقت. في هذه الحالة ، سيكون هناك تعبئة تفي بالشرط الأول ، على الرغم من أنها تقع أكثر تحت الشرط الثالث. لذلك ، إذا كان من المهم ملء الأرقام فوق 20 باللون الأصفر ، فيجب وضع الشرط الثالث في المقام الأول. 

تنسيق التاريخ الشرطي

الآن دعنا نرى كيف يعمل التنسيق الشرطي مع التواريخ. لدينا مثل هذا النطاق الرائع.

في هذه الحالة ، تحتاج إلى تعيين قاعدة تنسيق شرطي مثل "التاريخ".

بعد ذلك ، يتم فتح مربع حوار به مجموعة كاملة من الشروط. يمكنك التعرف عليهم بالتفصيل في لقطة الشاشة هذه (يتم سردها على الجانب الأيسر من الشاشة في شكل قائمة).

علينا فقط اختيار الخيار المناسب والنقر فوق الزر "موافق".

نرى أن تلك التواريخ التي تشير إلى الأسبوع الماضي في وقت رسم هذا النطاق قد تم تمييزها باللون الأحمر. 

استخدام الصيغ

مجموعة قواعد التنسيق الشرطي القياسية كبيرة جدًا. لكن المواقف مختلفة ، وقد لا تكون القائمة القياسية كافية. في هذه الحالة ، يمكنك إنشاء قاعدة التنسيق الخاصة بك باستخدام صيغة. 

للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "إنشاء قاعدة" في قائمة التنسيق الشرطي ، ثم حدد العنصر المعروض في لقطة الشاشة.

الصفوف (حسب قيمة الخلية)

لنفترض أننا بحاجة إلى تمييز الصف الذي يحتوي على خلية ذات قيمة معينة. في هذه الحالة ، نحتاج إلى تنفيذ نفس تسلسل الإجراءات على النحو الوارد أعلاه ، ولكن مع السلاسل. بمعنى ، يمكنك اختيار النطاق الذي يجب أن ينطبق عليه التنسيق الشرطي. 

كيفية إنشاء قاعدة

لإنشاء قاعدة ، يجب عليك استخدام الخيار المناسب في قسم "التنسيق الشرطي". دعونا نلقي نظرة على تسلسل محدد من الإجراءات. 

تحتاج أولاً إلى العثور على عنصر "التنسيق الشرطي" على الشريط في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". يمكن التعرف عليه من خلال الخلايا متعددة الألوان المميزة ذات الأحجام المختلفة مع صورة بجانبها بعلامة يساوي مشطوب. 

يوجد زر "إنشاء قاعدة". يمكنك أيضًا النقر فوق الزر "إدارة القواعد" ، وبعد ذلك سيتم فتح مربع حوار ، يمكنك من خلاله أيضًا إنشاء قاعدة بالنقر فوق الزر المقابل في الزاوية اليسرى العليا. 

يمكنك أيضًا أن ترى في هذه النافذة القواعد التي تم تطبيقها بالفعل.

قواعد اختيار الخلية

حسنًا ، نتحدث كثيرًا عن كيفية إنشاء القواعد ، ولكن ما هي؟ تشير قاعدة اختيار الخلية إلى الميزات التي يأخذها البرنامج في الاعتبار لتحديد كيفية تنسيق الخلايا التي تناسبها. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون الشروط أكبر من رقم معين ، أو أقل من رقم معين ، أو الصيغة ، وما إلى ذلك. هناك مجموعة كاملة منهم. يمكنك التعرف عليها وممارسة استخدامها "في وضع الحماية". 

تنسيق جميع الخلايا بناءً على قيمها

يمكن لأي شخص تعيين النطاق بشكل مستقل: سطر كامل ، أو المستند بأكمله ، أو خلية واحدة. يمكن للبرنامج التركيز فقط على قيمة خلية واحدة. هذا يضيف مرونة للعملية. 

تنسيق الخلايا الفريدة أو المكررة فقط

هناك عدد كبير من القواعد المرتبطة مباشرة بالبرنامج. يمكنك التعرف عليهم في قائمة "التنسيق الشرطي". على وجه الخصوص ، من أجل تطبيق التنسيق حصريًا على القيم المكررة أو على القيم الفريدة فقط ، هناك خيار خاص - "قيم مكررة".

إذا حددت هذا العنصر ، فستفتح نافذة بها إعدادات ، حيث يمكنك أيضًا اختيار الخيار المعاكس - حدد قيمًا فريدة فقط. 

تنسيق القيم في النطاق أدناه وفوق المتوسط

لتنسيق القيم أدنى أو أعلى من المتوسط ​​، يوجد أيضًا خيار خاص في نفس القائمة. لكنك تحتاج إلى تحديد قائمة فرعية أخرى - "قواعد اختيار القيم الأولى والأخيرة". 

تنسيق القيم الأولى والأخيرة فقط

في نفس القائمة الفرعية ، من الممكن تمييز القيم الأولى والأخيرة فقط بلون خاص وخط وطرق تنسيق أخرى. وفقًا للمعيار ، هناك خيار لتحديد العناصر العشرة الأولى والأخيرة ، بالإضافة إلى 10٪ من إجمالي عدد الخلايا المضمنة في هذا النطاق. ولكن يمكن للمستخدم تحديد عدد الخلايا التي يحتاج إلى تحديدها بشكل مستقل.

تنسيق الخلايا ذات المحتوى المحدد فقط

لتنسيق الخلايا ذات المحتوى المحدد فقط ، يجب عليك تحديد قاعدة التنسيق يساوي أو يحتوي النص. الفرق بينهما هو أنه في الحالة الأولى ، يجب أن تتطابق السلسلة مع المعيار تمامًا ، وفي الحالة الثانية ، جزئيًا فقط. 

كما ترى ، يعد التنسيق الشرطي ميزة متعددة الوظائف لبرنامج Excel توفر عددًا كبيرًا من المزايا للشخص الذي يتقن ذلك. نحن نعلم أنه للوهلة الأولى ، قد يبدو كل هذا معقدًا. ولكن في الواقع ، يتم رسم الأيدي إليه بمجرد ظهوره لإبراز جزء معين من النص باللون الأحمر (أو تنسيقه بأي طريقة أخرى) ، بناءً على محتواه أو وفقًا لمعيار آخر. يتم تضمين هذه الوظيفة في المجموعة الأساسية من معرفة Excel ، وبدون ذلك حتى العمل مع الهواة مع جداول البيانات وقواعد البيانات أمر مستحيل.