المحتويات
عند نقل جدول من مصدر خارجي إلى Excel ، غالبًا ما تنشأ المواقف مع تحول الخلايا بالمعلومات وتشكيل الفراغات. عند استخدام الصيغ ، لا يمكن القيام بمزيد من العمل. في هذا الصدد ، يطرح السؤال: كيف يمكنك إزالة الخلايا الفارغة بسرعة؟
الحالات التي يمكن فيها حذف الخلايا الفارغة
أثناء العملية ، قد يحدث نقل البيانات ، وهو أمر غير مرغوب فيه. تتم الإزالة فقط في بعض الحالات ، على سبيل المثال:
- لا توجد معلومات في الصف أو العمود بأكمله.
- لا يوجد اتصال منطقي بين الخلايا.
الطريقة الكلاسيكية لإزالة الفراغات هي عنصر واحد في كل مرة. هذه الطريقة ممكنة إذا كنت تعمل مع مناطق تحتاج إلى تعديلات طفيفة. يؤدي وجود عدد كبير من الخلايا الفارغة إلى الحاجة إلى استخدام طريقة حذف الدُفعات.
الحل 1: احذف بتحديد مجموعة من الخلايا
أسهل طريقة هي استخدام أداة خاصة لتحديد مجموعات الخلايا. عملية التنفيذ:
- حدد منطقة المشكلة حيث تراكمت الخلايا الفارغة ، ثم اضغط على المفتاح F5.
- يجب أن تفتح الشاشة نافذة الأوامر التالية. انقر على زر التحديد التفاعلي.
- سيفتح البرنامج نافذة أخرى. حدد "الخلايا الفارغة". حدد المربع وانقر فوق "موافق".
- هناك اختيار تلقائي للأماكن الشاغرة. يؤدي النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي منطقة غير متعلقة بالمعلومات إلى تنشيط فتح نافذة حيث تحتاج إلى النقر فوق "حذف".
- بعد ذلك ، سيتم فتح "حذف الخلايا". ضع علامة بجوار "الخلايا ذات النقل لأعلى". نحن نتفق بالضغط على زر "موافق".
- نتيجة لذلك ، سيقوم البرنامج تلقائيًا بإزالة الأماكن التي تحتاج إلى تصحيح.
- لإزالة التحديد ، انقر فوق LMB في أي مكان في الجدول.
ملاحظة! يتم تحديد طريقة الحذف مع التحول فقط في الحالات التي لا توجد فيها خطوط بعد منطقة التحديد تحمل أي معلومات.
الحل 2: تطبيق التصفية والتنسيق الشرطي
هذه الطريقة أكثر تعقيدًا ، لذلك ، قبل الشروع في التنفيذ ، يوصى بأن تتعرف أولاً على الخطة التفصيلية لتنفيذ كل إجراء.
انتباه! العيب الرئيسي لهذه الطريقة هو أنها تستخدم للعمل مع عمود واحد لا يحتوي على صيغ.
ضع في اعتبارك وصفًا تسلسليًا لتصفية البيانات:
- حدد منطقة من عمود واحد. ابحث عن عنصر "التحرير" على شريط الأدوات. من خلال النقر عليه ، ستظهر نافذة بها قائمة الإعدادات. انتقل إلى علامة التبويب "فرز وتصفية".
- حدد الفلتر وقم بتنشيط LMB.
- نتيجة لذلك ، يتم تنشيط الخلية العلوية. ستظهر أيقونة مربعة الشكل مع سهم لأسفل على الجانب. يشير هذا إلى إمكانية فتح نافذة بوظائف إضافية.
- انقر فوق الزر وفي علامة التبويب التي تفتح ، قم بإلغاء تحديد المربع المجاور لموضع "(فارغ)" ، انقر فوق "موافق".
- بعد إجراء التلاعب ، ستبقى الخلايا المملوءة فقط في العمود.
نصيحة إختصاصية! تعد إزالة الفراغات باستخدام التصفية مناسبة فقط في حالة عدم وجود خلايا مملوءة حولها ، وإلا ، عند تنفيذ هذه الطريقة ، ستفقد جميع البيانات.
الآن دعنا نلقي نظرة على كيفية إجراء التنسيق الشرطي مع التصفية:
- للقيام بذلك ، حدد منطقة المشكلة ، وبعد العثور على شريط أدوات "الأنماط" ، قم بتنشيط زر "تنسيق شرطي".
- في النافذة التي تفتح ، ابحث عن السطر "المزيد" واتبع هذا الرابط.
- بعد ذلك ، في النافذة التي تظهر في الحقل الأيسر ، أدخل القيمة "0". في الحقل الأيمن ، حدد خيار تعبئة اللون الذي تريده أو اترك القيم الافتراضية. نضغط على "موافق". نتيجة لذلك ، سيتم رسم جميع الخلايا التي تحتوي على معلومات باللون الذي تختاره.
- إذا أزال البرنامج تحديدًا تم تحديده مسبقًا ، فإننا نجعله مرة أخرى ونشغل أداة "التصفية". مرر مؤشر الماوس فوق القيمة "تصفية حسب لون الخلية" أو حسب الخط وقم بتنشيط أحد المواضع.
- نتيجة لذلك ، ستبقى فقط الخلايا الملونة بالألوان ، وبالتالي المملوءة بالبيانات.
- أعد تحديد المنطقة الملونة باللون وابحث عن زر "نسخ" أعلى شريط الأدوات ، واضغط عليه. يتم تمثيله من خلال لوحتين متراكبتين على بعضهما البعض.
- باختيار منطقة أخرى في هذه الورقة ، نقوم باختيار آخر.
- انقر بزر الماوس الأيمن لفتح القائمة ، حيث نجد "القيم". يتم تقديم الرمز على شكل جهاز لوحي مع التعداد الرقمي 123 ، انقر.
ملاحظة! عند اختيار منطقة ، من الضروري أن يقع الجزء العلوي أسفل الخط السفلي من القائمة المميزة.
- نتيجة لذلك ، يتم نقل البيانات المنسوخة بدون تطبيق مرشح الألوان.
يمكن إجراء مزيد من العمل على البيانات محليًا أو عن طريق نقلها إلى منطقة أخرى من الورقة.
الحل 3: تطبيق الصيغة
تنطوي إزالة خلايا الجدول الفارغة بهذه الطريقة على بعض الصعوبات وبالتالي فهي أقل شيوعًا. تكمن الصعوبة في استخدام الصيغة ، والتي يجب تخزينها في ملف منفصل. دعنا نمر بالعملية بالترتيب:
- حدد نطاق الخلايا التي تحتاج إلى تعديل.
- ثم نضغط بزر الماوس الأيمن ونجد الأمر "تعيين اسم". قم بتعيين اسم للعمود المحدد ، انقر فوق "موافق".
- في أي مكان على الورقة ، حدد المنطقة الحرة ، التي تتوافق مع حجم المنطقة التي تم فيها التعديل. انقر بزر الماوس الأيمن وأدخل اسمًا مختلفًا.
- بعد أن تحتاج إلى تنشيط الخلية العلوية للمنطقة الحرة وإدخال الصيغة فيها: = IF (ROW () -ROW (Adjustment) +1> NOTROWS (LastNames) -COUNTBLANK (LastNames)؛ ""؛ INDIRECT (ADDRESS (((IF (LastNames <> ""، ROW (LastNames)؛ ROW () + الصفوف (الألقاب))) ؛ ROW () - ROW (التعديل) +1) ؛ العمود (الألقاب) ؛ 4))).
ملاحظة! يتم اختيار أسماء المناطق بشكل تعسفي. في مثالنا ، هذه هي "الألقاب" و "التعديل".
- بمجرد إدخال هذه الصيغ ، اضغط على مجموعة المفاتيح "Ctrl + Shift + Enter". هذا ضروري لأن هناك مصفوفات في الصيغة.
قم بتمديد الخلية العلوية لأسفل حتى حدود المنطقة المحددة مسبقًا. يجب عرض عمود بالبيانات المنقولة ، ولكن بدون خلايا فارغة.
وفي الختام
يمكن إزالة الخلايا الفارغة بعدة طرق ، كل واحدة منها تختلف في مستوى التعقيد ، بحيث يمكن لمستخدم جداول البيانات غير المتمرس والمتقدم اختيار الخيار الأنسب لأنفسهم.