المحتويات
لا يخفى على أحد أنه في Excel غالبًا ما يتعين عليك العمل مع جداول كبيرة تحتوي على قدر هائل من المعلومات. في الوقت نفسه ، يمكن أن يتسبب هذا الحجم من المعلومات أثناء المعالجة في حدوث إخفاقات أو حسابات غير صحيحة عند استخدام الصيغ المختلفة أو التصفية. يظهر هذا بشكل خاص عندما يتعين عليك العمل مع المعلومات المالية.
لذلك ، من أجل تبسيط العمل بمجموعة من المعلومات هذه والقضاء على احتمال حدوث أخطاء ، سنقوم بتحليل كيفية التعامل مع الصفوف في Excel بالضبط واستخدامها لإزالة التكرارات. قد يبدو الأمر معقدًا ، لكن اكتشافه بسيط جدًا في الواقع ، خاصةً عندما يكون هناك ما يصل إلى خمس طرق للعمل مع البحث عن التكرارات وإزالتها في متناول اليد.
الطريقة الأولى: إزالة الصفوف المكررة يدويًا
الخطوة الأولى هي التفكير في استخدام أبسط طريقة للتعامل مع التكرارات. هذه هي الطريقة اليدوية ، والتي تتضمن استخدام علامة التبويب "البيانات":
- تحتاج أولاً إلى تحديد جميع خلايا الجدول: اضغط باستمرار على LMB وحدد منطقة الخلايا بأكملها.
- في الجزء العلوي من شريط الأدوات ، تحتاج إلى تحديد قسم "البيانات" للوصول إلى جميع الأدوات اللازمة.
- نحن ندرس بعناية الرموز المتاحة ونختار الرمز الذي يحتوي على عمودين من الخلايا مطلية بألوان مختلفة. إذا قمت بالمرور فوق هذه الأيقونة ، فسيتم عرض الاسم "حذف التكرارات".
- لاستخدام جميع معلمات هذا القسم بشكل فعال ، يكفي أن تكون حذرًا وتستغرق وقتك في الإعدادات. على سبيل المثال ، إذا كان الجدول يحتوي على "رأس" ، فتأكد من الانتباه إلى العنصر "تحتوي بياناتي على رؤوس" ، يجب التحقق منه.
- بعد ذلك تأتي نافذة تعرض المعلومات حسب العمود. تحتاج إلى تحديد الأعمدة التي تريد التحقق من التكرارات. من الأفضل تحديد الكل لتقليل ما تم تخطيه.
- بمجرد أن يصبح كل شيء جاهزًا ، تحقق من المعلومات المحددة مرة أخرى وانقر فوق موافق.
- سيقوم Excel تلقائيًا بتحليل الخلايا المحددة وإزالة جميع خيارات المطابقة.
- بعد إجراء فحص كامل وإزالة التكرارات من الجدول ، ستظهر نافذة في البرنامج حيث ستكون هناك رسالة تفيد بأن العملية قد انتهت وسيتم الإشارة إلى المعلومات حول عدد الصفوف المطابقة التي تم حذفها.
عليك فقط النقر فوق "موافق" ويمكنك افتراض أن كل شيء جاهز. قم بتنفيذ كل إجراء بعناية ، وستكون النتيجة بالتأكيد لن تخيب ظنك.
الطريقة 2: إزالة التكرارات باستخدام جدول ذكي
الآن دعنا نلقي نظرة فاحصة على طريقة أخرى مفيدة لإزالة التكرارات ، والتي تعتمد على استخدام "الجدول الذكي". يكفي اتباع هذه التوصيات:
- بادئ ذي بدء ، حدد الجدول بأكمله الذي تريد تطبيق خوارزمية معالجة المعلومات التلقائية الذكية عليه.
- استخدم الآن شريط الأدوات ، حيث تحتاج إلى تحديد قسم "الصفحة الرئيسية" ، ثم ابحث عن "تنسيق كجدول". يوجد هذا الرمز عادةً في قسم "الأنماط" الفرعي. يبقى استخدام السهم لأسفل الخاص بجوار الرمز وتحديد نمط تصميم الجدول الذي أعجبك أكثر.
- بمجرد الانتهاء من كل شيء بشكل صحيح ، ستظهر رسالة إضافية حول تنسيق الجدول. يحدد النطاق الذي سيتم تطبيق وظيفة Smart Table عليه. وإذا كنت قد حددت مسبقًا الخلايا الضرورية ، فسيتم تحديد النطاق تلقائيًا وسيتعين عليك فقط التحقق منه.
- يبقى فقط لبدء البحث وإزالة المزيد من الأسطر المكررة. للقيام بذلك ، عليك اتخاذ خطوات إضافية:
- ضع المؤشر على خلية جدول عشوائية ؛
- في شريط الأدوات العلوي ، حدد قسم "تصميم الجدول" ؛
- نحن نبحث عن رمز على شكل عمودين من الخلايا بلون مختلف ، عندما تحوم فوقها ، سيتم عرض النقش "حذف التكرارات" ؛
- اتبع الخطوات التي حددناها في الطريقة الأولى بعد استخدام الرمز المحدد.
انتبه! تتميز هذه الطريقة بخاصية فريدة - بفضلها ، سيكون من الممكن العمل مع جداول ذات نطاقات مختلفة دون أي قيود. سيتم تحليل أي منطقة محددة أثناء العمل مع Excel بعناية بحثًا عن التكرارات.
الطريقة الثالثة: استخدام عامل تصفية
الآن دعنا ننتبه إلى طريقة خاصة تسمح لك بعدم إزالة التكرارات من الجدول ، ولكن ببساطة إخفاءها. في الواقع ، تسمح لك هذه الطريقة بتنسيق الجدول بحيث لا يتعارض أي شيء مع عملك الإضافي مع الجدول ويمكن الحصول على المعلومات ذات الصلة والمفيدة فقط بصريًا. لتنفيذه ، ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:
- الخطوة الأولى هي تحديد الجدول بأكمله الذي ستقوم بمعالجته لإزالة التكرارات.
- انتقل الآن إلى قسم "البيانات" وانتقل على الفور إلى القسم الفرعي "تصفية".
- علامة واضحة على تنشيط الفلتر هو وجود أسهم خاصة في رأس الجدول ، وبعد ذلك سيكون كافياً لك استخدامها والإشارة إلى المعلومات المتعلقة بالنسخ المكررة (على سبيل المثال ، كلمة أو تعيين في البحث) .
وبالتالي ، يمكنك تصفية جميع التكرارات على الفور وإجراء معالجات إضافية معهم.
مرشح متقدم للعثور على التكرارات في Excel
هناك طريقة إضافية أخرى لاستخدام عوامل التصفية في Excel ، لذلك ستحتاج إلى:
- نفذ جميع خطوات الطريقة السابقة.
- في نافذة مجموعة الأدوات ، استخدم رمز "متقدم" ، الموجود بجوار نفس الفلتر.
- بعد استخدام هذا الرمز ، ما عليك سوى الانتباه إلى نافذة الإعدادات المتقدمة. ستتيح لك مجموعة الأدوات المتقدمة هذه التعرف على المعلومات الأولية:
- أولاً ، يجب عليك التحقق من النطاق المحدد للجدول بحيث يتطابق مع ما لاحظته ؛
- تأكد من تحديد المربع "السجلات الفريدة فقط" ؛
- بمجرد أن يصبح كل شيء جاهزًا ، يبقى فقط النقر فوق الزر "موافق".
- بمجرد تلبية جميع التوصيات ، كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على الجدول والتأكد من عدم عرض التكرارات. سيكون هذا مرئيًا على الفور إذا نظرت إلى المعلومات في أسفل اليسار ، والتي تعكس عدد الخطوط المعروضة على الشاشة.
المهم! إذا كنت بحاجة إلى إعادة كل شيء إلى شكله الأصلي ، فمن السهل قدر الإمكان القيام بذلك. يكفي فقط إلغاء المرشح عن طريق تنفيذ إجراءات مماثلة تم توضيحها في تعليمات الطريقة.
الطريقة الثانية: التنسيق الشرطي
التنسيق الشرطي عبارة عن مجموعة أدوات خاصة تُستخدم في حل العديد من المشكلات. يمكنك استخدام هذه الأداة للبحث عن التكرارات في جدول وإزالتها. للقيام بذلك ، سوف تحتاج إلى القيام بما يلي:
- كما في السابق ، ستحتاج أولاً إلى تحديد خلايا الجدول التي تخطط لتنسيقها.
- الآن يجب عليك الانتقال إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" والعثور على رمز "تنسيق شرطي" الخاص ، الموجود في قسم "الأنماط" الفرعي.
- بعد إكمال الخطوات ، سيكون لديك حق الوصول إلى نافذة تسمى "قواعد تحديد الخلية" ، ثم تحتاج إلى تحديد عنصر "القيم المكررة".
- تأكد من الانتباه إلى إعدادات التنسيق ، يجب تركها دون تغيير. الشيء الوحيد الذي يمكن تغييره هو الترميز اللوني حسب تفضيلاتك. بمجرد أن يصبح كل شيء جاهزًا ، يمكنك النقر فوق "موافق".
- بفضل هذه الإجراءات ، يمكنك تمييز جميع التكرارات بلون مختلف والبدء في العمل معهم في المستقبل.
انتباه! العيب الرئيسي لهذه الطريقة هو أنه عند استخدام مثل هذه الوظيفة ، يتم تحديد جميع القيم نفسها تمامًا ، وليس فقط تلك الخيارات التي تتطابق فيها السلسلة بأكملها. يجدر تذكر هذا الفارق البسيط من أجل تجنب مشاكل الإدراك البصري وفهم بالضبط كيفية التصرف وما يجب الانتباه إليه.
الطريقة الخامسة: صيغة لإزالة الصفوف المكررة
هذه الطريقة هي الأصعب من بين كل الطرق المدرجة ، لأنها مخصصة حصريًا لأولئك المستخدمين الذين يفهمون وظائف وميزات هذا البرنامج. بعد كل شيء ، تتضمن الطريقة استخدام صيغة معقدة. تبدو هكذا: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). أنت الآن بحاجة إلى تحديد كيفية استخدامه بالضبط ومكان تطبيقه:
- تتمثل الخطوة الأولى في إضافة عمود جديد سيتم تخصيصه حصريًا للتكرارات.
- ыделите верхнюю ячейку и введите в нее ормулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
- الآن حدد العمود بالكامل للتكرارات دون لمس الرأس.
- ضع المؤشر في نهاية الصيغة ، فقط كن حذرًا مع هذا العنصر ، نظرًا لأن الصيغة ليست دائمًا مرئية بوضوح في الخلية ، فمن الأفضل استخدام شريط البحث العلوي والنظر بعناية إلى موقع المؤشر الصحيح.
- بعد ضبط المؤشر ، يجب الضغط على الزر F2 على لوحة المفاتيح.
- بعد ذلك ، تحتاج إلى الضغط على مجموعة المفاتيح "Ctrl + Shift + Enter".
- بفضل الإجراءات التي تم تنفيذها ، سيكون من الممكن ملء الصيغة بشكل صحيح بالمعلومات الضرورية من الجدول.
البحث عن التطابقات باستخدام أمر البحث
الآن يجدر النظر في خيار آخر مثير للاهتمام للعثور على التكرارات. خاصة بالنسبة لمثل هذه الطريقة ، ستحتاج إلى صيغة أخرى تبدو كالتالي: = COUNTIF (A: A، A2)> 1.
معلومات إضافية! في هذه الصيغة ، تعني A2 علامة الخلية الأولى من المنطقة التي تخطط للبحث فيها. بمجرد إدخال الصيغة في الخلية الأولى ، يمكنك سحب القيمة والحصول على المعلومات التي تحتاجها. بفضل هذه الإجراءات ، سيكون من الممكن توزيع المعلومات على "TRUE" و "FALSE". وإذا كنت بحاجة إلى البحث في منطقة محدودة ، فقم بتمييز نطاق البحث وتأكد من تأمين هذه التعيينات بعلامة $ ، والتي ستؤكد الالتزام وتجعله الأساس.
إذا لم تكن راضيًا عن المعلومات التي تظهر في شكل "TRUE" أو "FALSE" ، فنحن نقترح استخدام الصيغة التالية ، التي تنظم المعلومات: = IF (COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 17، A2)> 1 ؛ "مكرر" ؛ "فريد"). سيسمح لك التنفيذ الصحيح لجميع الإجراءات بالحصول على جميع الإجراءات اللازمة والتعامل بسرعة مع المعلومات المكررة الحالية.
كيفية استخدام الجدول المحوري للعثور على التكرارات
طريقة إضافية لاستخدام وظائف Excel للعثور على التكرارات هي PivotTable. صحيح ، من أجل استخدامه ، ما زلت بحاجة إلى فهم أساسي لجميع وظائف البرنامج. بالنسبة للإجراءات الرئيسية ، فهي تبدو كما يلي:
- الخطوة الأولى هي إنشاء تخطيط الجدول.
- يجب عليك استخدام نفس الحقل كمعلومات للسلاسل والقيم.
- ستصبح كلمات المطابقة المحددة أساسًا للعد التلقائي للتكرارات. فقط لا تنس أن أساس وظيفة العد هو أمر "العد". لمزيد من الفهم ، ضع في اعتبارك أن جميع القيم التي تتجاوز قيمة 1 ستكون مكررة.
انتبه إلى لقطة الشاشة التي تعرض مثالاً على هذه الطريقة.
النقطة المميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي عدم وجود أي صيغ. يمكن اعتماده بأمان ، ولكن يجب أولاً دراسة الميزات والفروق الدقيقة لاستخدام الجدول المحوري.
وفي الختام
الآن لديك كل المعلومات الضرورية بخصوص طرق استخدام البحث عن التكرارات وإزالتها ، ولديك أيضًا توصيات ونصائح ستساعدك على حل المشكلة بسرعة.