مبدأ باريتو ، الذي سمي على اسم الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو ، ينص على ذلك 80٪ من المشاكل يمكن أن تكون ناجمة عن 20٪ من الأسباب. يمكن أن يكون المبدأ مفيدًا جدًا أو حتى معلومات منقذة للحياة عندما يتعين عليك اختيار أي من المشكلات العديدة التي يجب حلها أولاً ، أو إذا كان التخلص من المشكلات معقدًا بسبب الظروف الخارجية.
على سبيل المثال ، طُلب منك للتو قيادة فريق يواجه صعوبة في العمل في مشروع لتوجيههم في الاتجاه الصحيح. تسأل أعضاء الفريق عن العقبات الرئيسية التي واجهتهم في تحقيق أهدافهم وغاياتهم. يقومون بإعداد قائمة تقوم بتحليلها ومعرفة الأسباب الرئيسية لكل مشكلة من المشاكل التي واجهها الفريق ، في محاولة لمعرفة القواسم المشتركة.
يتم ترتيب جميع أسباب المشكلات المكتشفة وفقًا لتكرار حدوثها. بالنظر إلى الأرقام ، تجد أن نقص التواصل بين منفذي المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع هو السبب الجذري لأهم 23 مشكلة يواجهها الفريق ، في حين أن ثاني أكبر مشكلة هي الوصول إلى الموارد الضرورية (أنظمة الكمبيوتر ، المعدات ، إلخ. .). .) إلى 11 فقط من المضاعفات المرتبطة. مشاكل أخرى معزولة. من الواضح أنه من خلال حل مشكلة الاتصال ، يمكن التخلص من نسبة كبيرة من المشكلات ، ومن خلال حل مشكلة الوصول إلى الموارد ، يمكن حل ما يقرب من 90٪ من العقبات في مسار الفريق. لم تتوصل إلى معرفة كيفية مساعدة الفريق فحسب ، بل قمت للتو بإجراء تحليل باريتو.
قد يستغرق القيام بكل هذا العمل على الورق وقتًا معينًا. يمكن تسريع العملية بشكل كبير باستخدام مخطط Pareto في Microsoft Excel.
مخططات باريتو هي مزيج من مخطط خطي ومدرج تكراري. إنها فريدة من نوعها من حيث أنها تحتوي عادةً على محور أفقي واحد (محور الفئة) ومحورين عموديين. المخطط مفيد لتحديد أولويات البيانات وفرزها.
مهمتي هي مساعدتك في إعداد البيانات لمخطط باريتو ثم إنشاء المخطط نفسه. إذا كانت بياناتك معدة بالفعل لمخطط باريتو ، فيمكنك المتابعة إلى الجزء الثاني.
سنقوم اليوم بتحليل موقف إشكالي في شركة تعوض الموظفين بانتظام عن النفقات. مهمتنا هي معرفة أكثر ما ننفق عليه وفهم كيف يمكننا خفض هذه التكاليف بنسبة 80٪ باستخدام تحليل باريتو السريع. يمكننا معرفة التكاليف التي تمثل 80٪ من المبالغ المستردة ومنع ارتفاع التكاليف في المستقبل من خلال تغيير السياسة لاستخدام أسعار الجملة ومناقشة تكاليف الموظفين.
الجزء الأول: تحضير البيانات لمخطط باريتو
- نظم بياناتك. في جدولنا ، هناك 6 فئات للتعويضات النقدية والمبالغ التي يطالب بها الموظفون.
- قم بفرز البيانات بترتيب تنازلي. تحقق من تحديد الأعمدة А и Вللفرز بشكل صحيح.
- مجموع العمود المقدار (عدد المصروفات) يتم حسابه باستخدام الوظيفة مجموع (مجموع). في مثالنا ، من أجل الحصول على المبلغ الإجمالي ، تحتاج إلى إضافة الخلايا من V3 إلى V8.
مفاتيح الاختصار: لتجميع نطاق من القيم ، حدد خلية B9 والصحافة Alt + =. سيكون المبلغ الإجمالي 12250 دولارًا.
- قم بإنشاء عمود المبلغ التراكمي (المبلغ التراكمي). لنبدأ بالقيمة الأولى $ 3750 في الخلية B3. تعتمد كل قيمة على قيمة الخلية السابقة. في الخلية C4 نوع = C3 + B4 والصحافة أدخل.
- لتعبئة الخلايا المتبقية في عمود تلقائيًا ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق مقبض الملء التلقائي.
- بعد ذلك ، قم بإنشاء عمود النسبة التراكمية (النسبة المئوية التراكمية). لملء هذا العمود ، يمكنك استخدام مجموع النطاق المقدار والقيم من العمود المبلغ التراكمي. في شريط الصيغة لخلية D3 أدخل = C3 / B $ 9 والصحافة أدخل. رمز $ ينشئ مرجعًا مطلقًا مثل قيمة المجموع (مرجع الخلية B9) لا يتغير عند نسخ الصيغة لأسفل.
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة الملء التلقائي لملء العمود بصيغة ، أو انقر فوق العلامة واسحبه عبر عمود البيانات.
- الآن كل شيء جاهز لبدء بناء مخطط باريتو!
الجزء الثاني: بناء مخطط باريتو في Excel
- حدد البيانات (في مثالنا ، خلايا من A2 by D8).
- صحافة ALT + F1 على لوحة المفاتيح لإنشاء مخطط تلقائيًا من البيانات المحددة.
- انقر بزر الماوس الأيمن في منطقة المخطط ومن القائمة التي تظهر ، انقر فوق حدد البيانات (اختر البيانات). سيظهر مربع الحوار اختيار مصدر البيانات (حدد مصدر البيانات). حدد الخط المبلغ التراكمي والصحافة حذف (إزالة). ثم OK.
- انقر على الرسم البياني واستخدم مفاتيح الأسهم على لوحة المفاتيح للتنقل بين عناصرها. عندما يتم تحديد صف من البيانات النسبة التراكمية، والذي يتزامن الآن مع محور الفئة (المحور الأفقي) ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدده تغيير نوع الرسم البياني لسلسلة (تغيير نوع سلسلة التخطيط). من الصعب الآن رؤية هذه السلسلة من البيانات ، لكنها ممكنة.
- سيظهر مربع الحوار قم بتغيير نوع الرسم البياني (تغيير نوع المخطط) ، حدد مخطط خطي.
- إذن ، حصلنا على مدرج تكراري ورسم بياني خطي مسطح على طول المحور الأفقي. لإظهار ارتياح الرسم البياني الخطي ، نحتاج إلى محور رأسي آخر.
- انقر بزر الماوس الأيمن على صف النسبة التراكمية وفي القائمة التي تظهر ، انقر فوق تنسيق سلسلة البيانات (تنسيق سلسلة البيانات). سيظهر مربع الحوار الذي يحمل نفس الاسم.
- في قسم خيارات الصف (خيارات السلسلة) حدد محور صغير (المحور الثانوي) واضغط على الزر اغلاق (قريب).
- سيظهر محور النسبة المئوية ، وسيتحول المخطط إلى مخطط باريتو كامل! الآن يمكننا استخلاص النتائج: الجزء الأكبر من التكاليف هو الرسوم الدراسية (رسوم التدريب) ، والمعدات (الأجهزة) والقرطاسية (اللوازم المكتبية).
مع إرشادات خطوة بخطوة لإعداد وإنشاء مخطط باريتو في Excel في متناول اليد ، جربه في الممارسة العملية. من خلال تطبيق تحليل باريتو ، يمكنك تحديد أهم المشاكل واتخاذ خطوة مهمة نحو حلها.