المحتويات
أثناء العمل في جداول بيانات Excel ، خاصةً عندما تضطر إلى التعامل مع كمية كبيرة من البيانات ، هناك احتمال لارتكاب خطأ ، مثل خطأ مطبعي. أيضًا ، قرر بعض المستخدمين ، نظرًا لحقيقة أنهم لا يعرفون كيفية العثور على الأحرف الخاصة واستخدامها ، استبدالها بأخرى مفهومة ويمكن الوصول إليها. على سبيل المثال ، بدلاً من العلامة "- - رسالة مشتركة "و"، أو بدلاً من ذلك "$" - ببساطة "S". ومع ذلك ، بفضل أداة خاصة "تصحيح تلقائي" يتم تصحيح هذه الأشياء تلقائيًا.
وصف المنتج
ما هو التصحيح التلقائي
يحتفظ Excel في ذاكرته بقائمة من الأخطاء الشائعة التي يمكن ارتكابها. عندما يقوم المستخدم بإدخال خطأ من هذه القائمة ، سيقوم البرنامج تلقائيًا باستبداله بالقيمة الصحيحة. هذا هو بالضبط ما هو مطلوب التصحيح التلقائي، وهذه هي الطريقة التي يعمل بها.
تعمل هذه الأداة على تصحيح الأنواع الرئيسية التالية من الأخطاء:
- حرفان كبيران متتاليان في الكلمة
- ابدأ جملة جديدة بحرف صغير
- بسبب تمكين Caps Lock
- الأخطاء المطبعية والأخطاء النموذجية الأخرى
تمكين وتعطيل التصحيح التلقائي
في البرنامج ، يتم تمكين هذه الوظيفة مبدئيًا ، ولكن في بعض الحالات يلزم تعطيلها (بشكل دائم أو مؤقت). لنفترض أننا بحاجة إلى ارتكاب أخطاء على وجه التحديد في بعض الكلمات أو استخدام أحرف يتعرف عليها البرنامج على أنها خاطئة ويستبدلها ، على الرغم من أننا لا نريد ذلك. إذا قمت بتغيير الحرف الذي تم إصلاحه بواسطة التصحيح التلقائي إلى الشخص الذي نحتاجه ، فلن تقوم الوظيفة بإجراء الاستبدال مرة أخرى. هذه الطريقة مناسبة بالتأكيد للحالات المعزولة. خلاف ذلك ، لتوفير الوقت والجهد ، سيكون أفضل حل هو تعطيل الوظيفة "تصحيح تلقائي".
- الذهاب إلى القائمة "ملف".
- في القائمة الجانبية على اليسار ، انتقل إلى "المعلمات".
- في نافذة الإعدادات التي تفتح ، انقر فوق القسم الفرعي "الإملائية". على الجانب الأيمن من النافذة ، انقر فوق الزر "خيارات التصحيح التلقائي".
- سيتم عرض نافذة بإعدادات الوظائف على الشاشة. قم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار الخيار "استبدال أثناء الكتابة"، ثم اضغط OK.
- سيعيدنا البرنامج إلى النافذة الرئيسية بالمعلمات ، حيث نضغط على الزر مرة أخرى OK.
ملحوظة: لإعادة تنشيط الوظيفة ، أعد علامة الاختيار إلى مكانها ، وبعد ذلك أيضًا ، احفظ التغييرات بالضغط على الزر OK.
تاريخ التصحيح التلقائي والمشاكل المحتملة
يحدث أحيانًا أنه أثناء إدخال رقم بالنقاط ، يقوم البرنامج بتصحيحه للتاريخ. لنفترض أننا أدخلنا رقمًا 3.19 إلى خلية فارغة.
بعد أن نضغط على المفتاح أدخل، الحصول على البيانات في شكل شهر وسنة.
نحتاج إلى حفظ البيانات الأصلية التي أدخلناها في الخلية. في مثل هذه الحالات ، ليست هناك حاجة لإلغاء تنشيط التصحيح التلقائي. هذا ما نفعله:
- أولاً ، حدد نطاق الخلايا الذي نريد إضافة المعلومات الضرورية فيه في شكل أرقام بنقاط. ثم يجري في علامة التبويب "الوطن" انتقل إلى قسم الأدوات "رقم"، حيث نضغط على خيار تنسيق الخلية الحالي.
- في القائمة المنسدلة ، حدد العنصر "نص".
- يمكننا الآن إدخال البيانات بأمان في الخلايا على شكل أرقام بنقاط.ملحوظة: عليك أن تتذكر أن الأرقام الموجودة في الخلايا ذات التنسيق النصي لا يمكنها المشاركة في العمليات الحسابية ، نظرًا لأن البرنامج ينظر إليها بطريقة مختلفة وسيتم تشويه النتيجة النهائية.
ملحوظة: عليك أن تتذكر أن الأرقام الموجودة في الخلايا ذات التنسيق النصي لا يمكنها المشاركة في العمليات الحسابية ، نظرًا لأن البرنامج ينظر إليها بطريقة مختلفة وسيتم تشويه النتيجة النهائية.
تحرير قاموس التصحيح التلقائي
كما ذكرنا سابقًا ، فإن الغرض من التصحيح التلقائي هو المساعدة في تصحيح الأخطاء أو الأخطاء المطبعية. يوفر البرنامج في البداية قائمة قياسية من الكلمات والرموز المطابقة للاستبدال ، ومع ذلك ، فإن المستخدم لديه الفرصة لإضافة خياراته الخاصة.
- مرة أخرى نذهب إلى النافذة مع معلمات التصحيح التلقائي ، مسترشدين بالخطوات الموضحة أعلاه (القائمة "ملف" - الجزء "المعلمات" - القسم الفرعي "الإملائية" - زر "خيارات التصحيح التلقائي").
- في مجلة "يحل محل" نكتب رمزًا (كلمة) ، والذي سيحدده البرنامج على أنه خطأ. في الميدان "على" تحديد القيمة التي سيتم استخدامها كبديل. عندما تكون جاهزًا ، اضغط على الزر "إضافة".
- نتيجة لذلك ، يمكننا أن نضيف إلى هذا القاموس جميع الأخطاء المطبعية والأخطاء المطبعية الأكثر شيوعًا التي نرتكبها (إذا لم تكن موجودة في القائمة الأصلية) ، حتى لا نضيع الوقت في المزيد من التصحيح.
الاستبدال التلقائي برموز الرياضيات
انتقل إلى علامة التبويب التي تحمل الاسم نفسه في خيارات التصحيح التلقائي. هنا سنجد قائمة القيم التي سيتم استبدالها بالبرنامج برموز رياضية. هذا الخيار مفيد للغاية عندما تحتاج إلى إدخال حرف غير موجود على لوحة المفاتيح. على سبيل المثال ، لإدخال الحرف "α" (ألفا)، يكفي أن تكتب "ألفا"، وبعد ذلك يستبدل البرنامج القيمة المحددة بالحرف المطلوب. يتم إدخال الشخصيات الأخرى بنفس الطريقة.
أيضًا ، يمكنك إضافة خياراتك إلى هذه القائمة.
إزالة مجموعة من التصحيح التلقائي
لإزالة مجموعة غير ضرورية من الكلمات أو الرموز من قائمة التصحيح التلقائي ، ما عليك سوى تحديدها بنقرة بالماوس ، ثم الضغط على الزر "حذف".
أيضًا ، من خلال تمييز تطابق معين ، بدلاً من حذفه ، يمكنك ببساطة تعديل أحد حقوله.
تحديد المعلمات الرئيسية للتنسيب التلقائي
تشمل المعلمات الرئيسية جميع الإعدادات التي يمكن إجراؤها في علامة التبويب "تصحيح تلقائي". يتم تنشيط الخيارات التالية مبدئيًا في البرنامج:
- تصحيح حرفين (كبيرين) في بداية الكلمة ؛
- تكبير الحرف الأول من الجملة ؛
- رسم أيام الأسبوع ؛
- القضاء على الأخطاء التي تسببها مفاتيح الضغط عن طريق الخطأ الاحرف العلوية.
لإلغاء تنشيط هذه الخيارات ، ما عليك سوى إلغاء تحديد المربع المجاور لها ، ثم النقر فوق الزر OK لحفظ التغييرات.
العمل مع الاستثناءات
يحتوي البرنامج على قاموس خاص يخزن الكلمات والرموز التي لن يعمل التصحيح التلقائي لها ، حتى لو تم تمكين هذه الوظيفة وكان هناك تطابق ضروري في المعلمات الرئيسية.
للوصول إلى هذا القاموس ، انقر فوق الزر "استثناءات".
تحتوي النافذة التي تظهر على علامتي تبويب:
الرسالة الأولى
- فيما يلي قائمة بالكلمات متبوعة بالرمز "نقطة" (".") يجب ألا يفسرها البرنامج على أنها نهاية الجملة ، مما يعني أن الكلمة التالية ستبدأ بحرف صغير. بشكل أساسي ، ينطبق هذا على جميع أنواع الاختصارات ، على سبيل المثال ، كجم ، ز ، فرك ، شرطي. إلخ.
- في الحقل العلوي ، يمكننا إدخال قيمتنا ، والتي ستتم إضافتها إلى قائمة الاستبعاد بعد النقر فوق الزر المقابل.
- أيضًا ، من خلال تحديد قيمة معينة من القائمة ، يمكنك تحريرها أو حذفها.
حرفان كبيران
القيم من القائمة الموجودة في علامة التبويب هذه ، تشبه القائمة الموجودة في علامة التبويب "الرسالة الأولى"، لن تتأثر بالتصحيح التلقائي. هنا يمكننا أيضًا إضافة عناصر جديدة أو تعديلها أو إزالتها.
وفي الختام
بفضل الوظيفة "تصحيح تلقائي" يتم تسريع العمل في Excel بشكل كبير ، حيث يقوم البرنامج تلقائيًا بتصحيح الأخطاء المطبعية العشوائية والأخطاء التي يرتكبها المستخدم. تعتبر هذه الأداة ذات قيمة خاصة عند التعامل مع كمية كبيرة من البيانات. لذلك ، من المهم جدًا في مثل هذه الحالات أن تكون قادرًا على استخدام معلمات التصحيح التلقائي وتكوينها بشكل صحيح.