ركز على الأساسيات: كيفية تحديد الأولويات

"لسوء الحظ ، فإن المواقف التي أضع فيها أولوياتي في المقدمة هي القاعدة وليس الاستثناء. أحاول التخطيط لمهامي لهذا اليوم ، مع إبراز الشيء الرئيسي ، لكن في نهاية اليوم أشعر بالإرهاق التام لأنني مشتت بسبب المكالمات ، ودوران الأعمال الصغير والاجتماعات. يستمر تأجيل أهم المهام ، وتظل الخطط الضخمة للعام مكتوبة على قطع من الورق. ماذا يمكنك ان تفعل لتساعد نفسك؟ » يسأل أولغا ، 27 سنة.

غالبًا ما أجد طلبًا مشابهًا في التدريبات على الفعالية الإدارية. يعتقد العملاء أن السبب الرئيسي لمشكلتهم هو قلة الأولويات. لكنهم في الواقع ، مجرد شخص لا يركز عليهم كثيرًا.

والخطوة الأولى في حل هذه المشكلة هي اختيار الأداة المناسبة للعمل على تركيزك. يجب أن يتناسب تمامًا مع خصائصك الشخصية: يجب أن تأخذ في الاعتبار ظروف عملك ومكان إقامتك.

للبدء ، يمكنك استخدام العديد من الطرق الشائعة التي تم التعرف عليها منذ فترة طويلة على أنها فعالة. أحاول أن أوصي بهم للعملاء الذين بدأنا للتو العمل معهم.

الطريقة الأولى: فهم معايير التقييم

أولاً ، أجب على السؤال: ما المعايير التي تستخدمها عند تحديد الأولويات؟ الإجابة الأكثر شيوعًا هي معيار "الاستعجال". مع ذلك ، يتم ترتيب جميع الحالات على التوالي حسب الموعد النهائي. وبعد ذلك فقط نقوم ببناء مهام جديدة في "المُنشئ الظاهري" الناتج ، مع إعادة المهام التي يمكن إكمالها لاحقًا إلى الوراء.

ما هي عيوب هذا النهج؟ يجب أن تتضمن قائمة أولويات اليوم ليس فقط ما سيفقد أهميته غدًا ، أي العاجل ، ولكن أيضًا ما نسميه بشكل تجريدي "مهم". هذا ما يدفعنا نحو تحقيق الهدف ، أو ما يزيل عقبات خطيرة في طريقنا إليه.

وهنا يخطئ الكثيرون في استبدال المعايير. باختصار ، يمكن التعبير عن هذا على النحو التالي: "هذا أمر ملح للغاية ، لأنه مهم جدًا!" "هذا مهم جدًا لأن الموعد النهائي غدًا!" ولكن إذا كانت قائمة أولوياتك لهذا اليوم لا تحتوي على مهام تؤدي إلى تحقيق أهداف مهمة بالنسبة لك ، فأنت بحاجة إلى تحليل قائمة مهامك بعناية.

تحتاج إلى تحديد المعايير التي تستخدمها لتحديد "إلحاح" و "أهمية" المهام وما إذا كنت تخلط بين هذين المفهومين.

الطريقة الثانية: تحديد ثلاث فئات للأولويات

كما تعلم ، آفاق التخطيط مختلفة. إذا كنا نفكر في أفق تخطيط ليوم واحد ، فمن الأفضل المضي قدمًا على النحو التالي:

• حدد أولوية قصوى لهذا اليوم. هذه هي المهمة التي ستقضي فيها أقصى وقتك وطاقتك اليوم ؛
• حدد ثلاثة أو أربعة أشياء ستقضي أقل وقت وجهد عليها اليوم. من الأفضل أن تقوم بتدوين مقدار الوقت (خمس دقائق ، عشر دقائق) الذي تخطط لقضائه في حالة معينة. ستصبح هذه قائمة "الأولوية الأخيرة" الخاصة بك.
• وفي الصنف الثالث يقع ما يمكن تسميته «حالات المبدأ المتبقي». سيتم الانتهاء منها إذا كان هناك وقت فراغ متبقي لهم. لكن إذا بقيت غير محققة ، فلن تؤثر على أي شيء.

نحن هنا نواجه السؤال: "كيف لا ننفق أقصى قدر من الطاقة على" الأولوية الأخيرة "، دون وعي منهم" الرئيسية "جانبا؟ النهج الثالث سيساعد في الإجابة عليه.

الطريقة الثالثة: استخدام وضع الوقت البطيء

نقضي معظم وقت العمل لدينا في وضع "وقت سريع". علينا المشاركة في العمليات الروتينية ومعالجة كمية هائلة من المعلومات.

"الوقت البطيء" هو الطريقة الأكثر فاعلية لإيقاف الروتين "الجري في عجلة القيادة". هذه نظرة واعية إلى نفسك ونقطة البداية للعثور على إجابات للأسئلة: "ماذا أفعل؟ لاجل ماذا؟ ما الذي لا أفعله ولماذا؟

لكي تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل ، اتبع الإرشادات الثلاثة التالية:

1. أدخل في روتينك اليومي طقوسًا معينة. يجب أن يكون هذا نشاطًا متكررًا على مدار اليوم يضعك في وضع "الوقت البطيء". يمكن أن يكون استراحة شاي ، وقرفصاء منتظم. يجب ألا تستغرق الطقوس أكثر من 5 دقائق وتسمح لك بالبقاء بمفردك. وبطبيعة الحال ، تجلب لك السعادة والسرور - فلن تؤجلها حتى الغد.
2. ضع في اعتبارك أن "الوقت البطيء" ليس مجرد وقت للاستمتاع ، ولكنه أيضًا فرصة لزيادة رضاك ​​عن وضع "الوقت السريع". واسأل نفسك ثلاثة أسئلة: "ما النتيجة التي يجب أن أحققها اليوم؟" ، "ما هي الخطوة الصغيرة التالية التي يجب أن أتخذها لتحقيق هذه النتيجة؟" ، "ما الذي يشتت انتباهي عنها وكيف لا أشتت انتباهي؟" ستساعدك هذه الأسئلة على وضع أهدافك الرئيسية في الاعتبار. والتخطيط للخطوات الصغيرة التالية سيكون منعًا ممتازًا للتسويف.
3. استخدم وضع الوقت البطيء مرتين إلى أربع مرات في اليوم. كلما تأثرت بعوامل العالم الخارجي في كثير من الأحيان وأقوى ، كلما كان عليك التبديل إلى هذا الوضع. ثلاثة أسئلة ودقيقتان لكل جلسة ستكون كافية. المعيار الرئيسي هو أنه يجب أن يمنحك المتعة. لكن تذكر: استخدام هذه التقنية أقل من مرة في اليوم يعني عدم ممارستها على الإطلاق.