من قائمة البيانات ، قم بالإكمال التلقائي في Excel

غالبًا ما يواجه مستخدم Excel الحاجة إلى ملء الخلايا ببيانات مرتبة في تسلسل منطقي معين. أو ، على سبيل المثال ، للتنبؤ بقيمة مؤشر معين في لحظة معينة ، إذا استمر الاتجاه الحالي. الآن لا تحتاج إلى معرفة العشرات من الصيغ لكل هذا. يكفي بضع نقرات بالماوس ، وتم حل المشكلة. كل ذلك بفضل الإكمال التلقائي.

هذه الميزة مدهشة في الراحة. على سبيل المثال ، يسمح لك بإدراج أشهر التقويم بسرعة أو جعلها بحيث يتم عرض اليوم الخامس عشر والأخير فقط من كل شهر (على سبيل المثال ، في تقارير المحاسبة). 

كيف يمكنك الاستفادة من هذه الميزة الرائعة؟

يوجد في الركن الأيمن السفلي مربع ، عن طريق سحبه ، يمكنك متابعة سلسلة القيم التي يوجد بها نمط معين. على سبيل المثال ، إذا كان اليوم الأول هو الاثنين ، فعند إجراء هذه العملية البسيطة ، يمكنك وضع القيم في الأسطر التالية: الثلاثاء والأربعاء والخميس والجمعة وما إلى ذلك.

إذا كانت هناك مجموعة من القيم في خلية مثل 1,2,4،8،16 ، فعند تحديدها جميعًا وسحب المربع لأسفل ، يمكنك متابعة سلسلة الأرقام حتى 32 و XNUMX و XNUMX وما إلى ذلك. هذا يسمح لك بتقليل تكاليف الوقت بشكل كبير.

بنفس الطريقة ، يتم إنشاء قائمة بأسماء الأشهر.

وهذا ما يبدو عليه استخدام الإكمال التلقائي للتقدم الحسابي. في مثالنا ، نستخدم خليتين بقيم 1,3 ، على التوالي ، ثم يواصل الإكمال التلقائي سلسلة الأرقام. 

علاوة على ذلك ، سيعمل الاستقبال حتى لو كان الرقم داخل النص. على سبيل المثال ، إذا كتبت "ربع واحد" وسحبت المربع لأسفل ، فستحصل على ما يلي.

في الواقع ، هذه هي كل الأساسيات التي تحتاج إلى معرفتها. ولكن إذا كنت ترغب في إتقان مهارات العمل باستخدام Excel بشكل أكثر احترافًا ، فيمكنك التعرف على بعض الحيل والرقائق.

استخدام قائمة بيانات الإكمال التلقائي

بطبيعة الحال ، فإن إعداد قائمة بالأشهر أو أيام الأسبوع ليس كل ما يمكن لبرنامج Excel فعله. لنفترض أن لدينا قائمة بالمدن التي أنشأت فيها شركتنا مراكز خدمة. تحتاج أولاً إلى تدوين القائمة الكاملة في عنصر "تغيير القوائم" ، والتي يمكن الوصول إليها من خلال تسلسل القائمة ملف - خيارات - متقدم - عام - تحرير القوائم.

بعد ذلك ، ستظهر نافذة بها قائمة بالقوائم المضمنة في Excel تلقائيًا. 

لا يوجد الكثير منهم هنا. لكن يمكن تصحيح سوء الفهم هذا بسهولة. للقيام بذلك ، توجد نافذة صحيحة يتم فيها كتابة التسلسل الصحيح للقيم uXNUMXbuXNUMXbis. يمكن إجراء التسجيل بطريقتين ، باستخدام الفاصلات والعمود. إذا كان هناك الكثير من البيانات ، فيمكن استيرادها. بهذه الطريقة يمكنك توفير الكثير من الوقت.

ما هو المطلوب لهذا؟ تحتاج أولاً إلى إنشاء قائمة بالمدن في مكان ما في المستند ، ثم إنشاء رابط لها في الحقل أدناه.

تم الآن إنشاء القائمة ويمكن استخدامها لملء جميع الخلايا الأخرى.

بالإضافة إلى القوائم بتنسيق النص ، يتيح Excel إمكانية إنشاء تسلسلات رقمية ، بالإضافة إلى قائمة بالتواريخ المرتبة وفقًا لنمط معين. في بداية هذه المادة ، تم تقديم إحدى طرق استخدامها ، لكن هذا مستوى بدائي. يمكنك استخدام هذه الأداة بشكل أكثر مرونة ، مثل الآس الحقيقي.

أولاً ، نختار قيم التسلسل المطلوبة (واحدة أو أكثر) جنبًا إلى جنب مع جزء النطاق الذي سيتم استخدامه للقائمة. بعد ذلك ، نجد زر "Fill" في اللوحة العلوية وفي القائمة التي تظهر ، انقر فوق الزر "Progression".

بعد ذلك ، تظهر نافذة بها إعدادات.

يوجد في الجزء الأيسر أزرار اختيار يمكنك من خلالها تحديد موقع التسلسل المستقبلي: بالصفوف أو الأعمدة. في الحالة الأولى ، ستنخفض القائمة ، وفي الحالة الثانية ، ستنتقل إلى اليمين. 

توجد لوحة على يمين إعداد الموقع مباشرةً حيث يمكنك تحديد نوع التسلسل الرقمي. هناك عدة خيارات للاختيار من بينها:

1. علم الحساب. القيمة في كل خلية تالية هي رقم معين أكبر من الرقم السابق. يتم تحديد قيمته من خلال محتويات حقل "الخطوة".
2. هندسي. كل قيمة لاحقة أكبر بعدة مرات من القيمة السابقة. إلى أي مدى يعتمد بالضبط على الخطوة التي أشار إليها المستخدم.
3. تواريخ. باستخدام هذا الخيار ، يمكن للمستخدم إنشاء سلسلة من التواريخ. إذا حددت هذا النوع ، فسيتم تنشيط الإعدادات الإضافية لوحدة القياس. يتم أخذها في الاعتبار عند وضع التسلسل: اليوم ، يوم العمل ، الشهر ، السنة. لذلك ، إذا حددت عنصر "يوم العمل" ، فلن يتم تضمين عطلات نهاية الأسبوع في القائمة. 
4. الإكمال التلقائي. يشبه هذا الخيار سحب الزاوية اليمنى السفلية. بكلمات بسيطة ، يقرر Excel من تلقاء نفسه ما إذا كان يحتاج إلى متابعة سلسلة الأرقام أو أنه من الأفضل إنشاء قائمة أطول. إذا حددت القيمتين 2 و 4 مقدمًا ، فستحتوي القيم التالية على الأرقام 6 و 8 وما إلى ذلك. إذا قمت بملء المزيد من الخلايا قبل ذلك ، فسيتم استخدام وظيفة "الانحدار الخطي" (هذا خيار مثير للاهتمام للغاية يسمح لك بإنشاء توقع بناءً على الاتجاه الحالي).

في الجزء السفلي من مربع الحوار هذا ، كما ترى بالفعل ، هناك خياران: حجم الخطوة ، الذي تمت مناقشته أعلاه ، وقيمة الحد.

بعد الانتهاء من جميع العمليات ، تحتاج إلى الضغط على زر "موافق". بنفس الطريقة ، يتم إنشاء قائمة بأيام العمل لفترة معينة (على سبيل المثال ، حتى 31.12.2020 / XNUMX / XNUMX). ولا يحتاج المستخدم إلى القيام بعدد كبير من الحركات غير الضرورية!

هذا كل شيء ، اكتمل الإعداد. الآن دعونا نلقي نظرة على بعض أساليب الإكمال التلقائي الأكثر احترافًا.

باستخدام الفأرة

هذه هي الطريقة الأكثر ملاءمة للإكمال التلقائي ، مما يسمح لك بأداء حتى أكثر العمليات تعقيدًا بأناقة. هناك خياران لكيفية استخدامه: استخدام زر الفأرة الأيسر أو الأيمن. على سبيل المثال ، تتمثل المهمة في إنشاء قائمة بالأرقام مرتبة بترتيب تصاعدي ، حيث تزيد كل قيمة تالية بمقدار واحد. عادةً ، يتم إدخال وحدة في الخلية الأولى ، ثم يتم إدخال وحدة في الخلية الثانية ، وبعد ذلك يتم سحب المربع الموجود في الزاوية اليمنى السفلية. لكن من الممكن تحقيق هذا الهدف بطريقة أخرى - ببساطة عن طريق ملء الخلية الأولى. ثم تحتاج إلى سحبه لأسفل من الزاوية اليمنى السفلية. بعد ذلك ، سيظهر زر على شكل مربع. تحتاج إلى النقر فوقه وتحديد العنصر "تعبئة".

يمكنك أيضًا استخدام وظيفة "تعبئة التنسيقات فقط" ، والتي يمكنك من خلالها توسيع تنسيقات الخلايا فقط.

ولكن هناك طريقة أسرع: الضغط على زر Ctrl أثناء سحب الخلية بالتوازي.

صحيح ، إنها مناسبة فقط لتسلسلات الإكمال التلقائي للأرقام. إذا حاولت سحب هذه الخدعة ببيانات من نوع مختلف ، فسيتم نسخ القيم uXNUMXbuXNUMXb ببساطة في الخلايا التالية.

هناك طريقة لتسريع استدعاء قائمة السياق. للقيام بذلك ، اسحب المربع بالضغط على زر الفأرة الأيمن.

ثم ستظهر مجموعة من الأوامر. لذلك ، يمكنك استدعاء مربع حوار مع إعدادات الإكمال التلقائي الإضافية بالنقر فوق عنصر القائمة "التقدم". لكن هناك قيد واحد. سيكون الحد الأقصى لطول التسلسل في هذه الحالة مقصورًا على الخلية الأخيرة.

من أجل تنفيذ الإكمال التلقائي حتى القيمة المطلوبة (رقم أو تاريخ محدد) ، يجب أن تضغط على زر الفأرة الأيمن ، بعد أن وجهت المؤشر مسبقًا إلى المربع ، واسحب العلامة لأسفل. ثم يعود المؤشر. والخطوة الأخيرة هي تحرير الماوس. نتيجة لذلك ، ستظهر قائمة سياق مع إعدادات الإكمال التلقائي. حدد التقدم. هنا ، يتم تحديد خلية واحدة فقط ، لذلك تحتاج إلى تحديد جميع معلمات الملء التلقائي في الإعدادات: الاتجاه ، والخطوة ، وقيمة الحد ، والضغط على الزر "موافق".

وظيفة Excel المثيرة للاهتمام بشكل خاص هي التقريب الخطي والأسي. يجعل من الممكن بناء توقع لكيفية تغير القيم ، بناءً على النمط الحالي. كقاعدة عامة ، لإجراء توقع ، تحتاج إلى استخدام وظائف Excel خاصة أو إجراء حسابات معقدة ، يتم فيها استبدال قيم المتغير المستقل. من الأسهل بكثير توضيح هذا المثال في الممارسة.

على سبيل المثال ، هناك ديناميات لمؤشر تزداد قيمته بنفس الرقم كل فترة. 

من الأسهل بكثير فهم كيفية التنبؤ بالقيم باستخدام اتجاه خطي (عندما يزيد أو ينقص كل مؤشر تالٍ بقيمة معينة). وظائف Excel القياسية مناسبة لذلك ، ولكن من الأفضل رسم رسم بياني يعرض خط الاتجاه ومعادلة الوظيفة والقيمة المتوقعة لمزيد من الوضوح.

لمعرفة ما سيكون عليه المؤشر المتوقع من الناحية العددية ، عند الحساب ، يجب أن تأخذ معادلة الانحدار كأساس (أو استخدم الصيغ المضمنة في Excel مباشرة). نتيجة لذلك ، سيكون هناك الكثير من الإجراءات التي لا يستطيع الجميع فهمها فورًا. 

لكن الانحدار الخطي يسمح لك بالتخلي تمامًا عن الصيغ المعقدة والتخطيط. فقط استخدم الإكمال التلقائي. يأخذ المستخدم مجموعة من البيانات التي على أساسها يتم التنبؤ. يتم تحديد هذه المجموعة من الخلايا ، ثم يتم الضغط على زر الماوس الأيمن ، والتي تحتاج إلى سحب النطاق بالعدد المطلوب من الخلايا (اعتمادًا على مسافة النقطة في المستقبل التي يتم حساب القيمة المتوقعة لها). ستظهر قائمة السياق ، حيث تحتاج إلى تحديد عنصر "التقريب الخطي". هذا كل شيء ، يتم الحصول على تنبؤ لا يتطلب مهارات رياضية خاصة أو التخطيط أو اشتقاق الصيغ.

إذا زادت المؤشرات خلال كل فترة زمنية بنسبة معينة ، فإننا نتحدث عن النمو الأسي. على سبيل المثال ، يعتمد التنبؤ بديناميات الوباء أو توقع الفائدة على الودائع المصرفية على مثل هذا النمط تمامًا.

لا توجد طريقة أكثر فعالية للتنبؤ بالنمو الأسي من تلك التي وصفناها.

استخدام الماوس لملء التواريخ تلقائيًا

غالبًا ما يكون من الضروري زيادة قائمة التواريخ الموجودة بالفعل. للقيام بذلك ، يتم التقاط بعض التاريخ وسحبه من الزاوية اليمنى السفلية باستخدام زر الماوس الأيسر. يظهر رمز مربع ، حيث يمكنك تحديد طريقة التعبئة.

على سبيل المثال ، إذا كان المحاسب يستخدم جدول بيانات ، فإن خيار "أيام الأسبوع" سوف يناسبه. أيضًا ، سيكون هذا العنصر مطلوبًا من قبل أي متخصص آخر يتعين عليه وضع خطط يومية ، على سبيل المثال ، الموارد البشرية.

وهنا خيار آخر وهو كيفية تنفيذ الملء التلقائي للتواريخ بالماوس. على سبيل المثال ، يجب على الشركة دفع الرواتب في اليوم الخامس عشر والأخير من الشهر. بعد ذلك ، تحتاج إلى إدخال تاريخين ، وتمديدهما وتحديد طريقة الملء "حسب الأشهر". يمكن القيام بذلك إما عن طريق النقر فوق زر الماوس الأيسر على المربع الموجود في الزاوية اليمنى السفلية ، أو باستخدام الزر الأيمن ، متبوعًا باستدعاء تلقائي لقائمة السياق.

مهم! يبقى اليوم الخامس عشر ، بغض النظر عن الشهر ، والآخر تلقائيًا.

باستخدام زر الفأرة الأيمن يمكنك ضبط التقدم. على سبيل المثال ، ضع قائمة بأيام العمل هذا العام ، والتي ستظل حتى 31 ديسمبر. إذا كنت تستخدم الملء التلقائي بزر الفأرة الأيمن أو من خلال القائمة ، والتي يمكن الوصول إليها من خلال المربع ، فهناك خيار "ملء فوري". لأول مرة ، قدم المطورون هذه الميزة في Excel 2013. من الضروري ملء الخلايا وفقًا لنمط معين. سيمكنك هذا من توفير الكثير من الوقت.

استنتاجات

في الواقع ، هذا كل شيء. يعد الإكمال التلقائي ميزة مفيدة للغاية تساعدك على أتمتة العديد من مهام سير العمل وإجراء تنبؤات بناءً على الأنماط. ليست هناك حاجة إلى صيغ أو حسابات إضافية. يكفي الضغط على اثنين من الأزرار ، وستظهر النتائج وكأنها سحرية.