المحتويات
العديد من مستخدمي Excel المبتدئين على دراية بالمشكلة المتمثلة في أنه من غير الملائم للغاية وضع كمية كبيرة من المعلومات في الخلايا ، ولا يوجد مكان لترك ملاحظة لنفسك في المستقبل. في الواقع ، يعد القيام بذلك دون انتهاك المظهر العام للجدول أمرًا بسيطًا للغاية. هذا هو الغرض من الملاحظات.
العمل مع Notes
الملاحظات هي وصفات إضافية للخلايا المحددة. غالبًا ما تكون نصية وتحتوي على تعليق محدد من قبل أحد مؤلفي الجدول. بالإضافة إلى النص ، يمكنك إضافة صورة إلى الحقل الذي يظهر. ومع ذلك ، من أجل إرفاق التعليق أو الصورة المطلوبة بخلية ، تحتاج إلى معرفة كيفية إنشاء علامات نصية بسيطة وعرضها وتحريرها.. بعد ذلك ، يمكنك المتابعة إلى الإعدادات المتقدمة.
خلق
عملية إنشاء الملاحظات بسيطة للغاية وتتكون من عدة خطوات:
- حدد خلية من الجدول بالماوس. انقر بزر الماوس الأيمن فوقه.
- من قائمة السياق التي تظهر ، حدد وظيفة "إدراج ملاحظة".
- بعد ذلك ، سيظهر حقل مجاني على جانب الخلية المحددة. سيشغل اسم المستخدم الافتراضي السطر العلوي.
يمكنك إدخال أي معلومات نصية في الحقل المجاني. لإخفاء تعليق ، تحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية وتحديد وظيفة "إخفاء التعليق". بعد ذلك ، سيكون متاحًا للقراءة على الرابط المشار إليه بالركن الأحمر.
التقيم
يمكنك عرض التعليقات للخلايا المختلفة عن طريق تمرير مؤشر الماوس فوق كل منها. بعد ذلك ، يظهر النص مع الملاحظة تلقائيًا. لإخفاء حقل التعليق ، تحتاج إلى تحريك المؤشر إلى مكان آخر.
نصيحة إختصاصية! إذا كان الجدول كبيرًا ، ويحتوي على الكثير من الملاحظات المرتبطة بخلايا مختلفة ، فيمكنك التبديل بينها من خلال علامة التبويب "مراجعة". لهذا الغرض ، فإن الزرين "السابق" و "التالي" مخصصان.
تحرير
غالبًا ما تكون هناك مواقف عندما يكون من الضروري تغيير محتويات النافذة للحصول على تعليقات إضافية. يمكنك القيام بذلك باتباع بعض الخطوات:
- انقر في البداية على الخلية التي تحتوي على نص مخفي باستخدام زر الفأرة الأيمن.
- في القائمة التي تظهر ، حدد وظيفة "تعديل الملاحظة".
- يجب أن تفتح نافذة يمكنك من خلالها تحرير النص وإضافة صور إليه وزيادة حقل التعليق أو تقليله.
يمكنك إكمال الإعداد بالنقر فوق أي مكان في الجدول خارج الحقل للحصول على نص إضافي.
يوجد خيار آخر لتحرير تعليقات الخلية من خلال علامة التبويب مراجعة. هنا تحتاج إلى العثور على مجموعة من الأدوات الخاصة بالملاحظات والنقر فوق الزر "تحرير".
إضافة صورة
تتمثل إحدى الميزات المثيرة للاهتمام للملاحظات في Excel في إضافة الصور التي ستظهر عندما تحوم فوق الخلايا المحددة. لإضافة صورة ، عليك القيام بعدة إجراءات:
- في البداية ، تحتاج إلى إضافة توقيع إضافي في الخلية المحددة.
- انتقل إلى عملية تحرير الملاحظة ، وقم بتوجيه مؤشر الماوس إلى أحد حدود الخلية. من المهم توجيهه إلى المكان الذي ستظهر فيه أيقونة بأربعة أسهم ، والتي تتباعد في اتجاهات مختلفة.
- تحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيمن فوق هذا الرمز ، وتحديد وظيفة "Note Format" من القائمة التي تظهر.
- يجب أن تظهر نافذة لتحرير المعلومات أمام المستخدم. يجب أن تجد علامة التبويب "الألوان والخطوط" والتبديل إليها.
- انقر فوق القائمة المنسدلة المسماة "اللون" ، في أسفل القائمة التي تظهر ، حدد وظيفة "طرق التعبئة".
- يجب أن تظهر نافذة جديدة تحتاج فيها إلى الانتقال إلى علامة التبويب "الرسم". داخل علامة التبويب هذه ، انقر فوق الزر الذي يحمل نفس الاسم.
- ستظهر نافذة "إدراج الصور" ، حيث تحتاج إلى اختيار أحد الخيارات الثلاثة: تحميل صورة من OneDrive ، والبحث عن صورة باستخدام Bing ، وتحميل صورة من جهاز كمبيوتر. أسهل طريقة هي التحميل من الكمبيوتر حيث يوجد المستند.
- عند تحديد صورة ، فإنها ستتحول تلقائيًا إلى النافذة السابقة التي ستظهر فيها الصورة المحددة. هنا تحتاج إلى تحديد المربع بجوار الوظيفة "احتفظ بنسب الصورة".
- بعد النقر فوق الزر "موافق" ، سيتم فتح نافذة تنسيق الملاحظة الأولية. في هذه المرحلة ، تحتاج إلى ربط الملاحظة بالصورة بالخلية المحددة في البداية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى الانتقال إلى علامة التبويب "الحماية" ، وإلغاء تحديد المربع بجوار "الكائن المحمي".
- بعد ذلك ، تحتاج إلى الانتقال إلى علامة التبويب "خصائص" ، وتحديد المربع بجوار العنصر لنقل الكائنات وتغييرها مع الخلايا. انقر فوق الزر "موافق".
لتكبير الصورة ، من الضروري تمديد مجال الملاحظة العام في اتجاهات مختلفة.
حذف ملاحظة
تعد إزالة توقيع مضاف أسهل من تثبيت توقيع جديد أو تحريره. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية تحتوي على وصف إضافي. من القائمة المنبثقة ، قم بتنشيط أمر "حذف الملاحظة".
الطريقة الثانية لإزالة تسمية إضافية للخلية المحددة هي من خلال وظيفة "مراجعة". قبل تحديد هذا الخيار ، يجب أن تقوم بتمييز الخلية بالماوس. أخيرًا ، انقر فوق الزر حذف المعلومات الإضافية.
كيفية تسجيل ملاحظة في Excel
إذا تمت كتابة جميع التعديلات الإضافية على الخلايا في مستند Excel مشترك واحد بواسطة مستخدمين مختلفين بدون توقيعات فردية ، فسيكون من الصعب للغاية العثور على مؤلف إدخالات معينة. يسمح لك التعليق على الملاحظة بتنظيم البيانات. لتركه فوق تعديل معين لخلية ، عليك تنفيذ عدة إجراءات:
- حدد أحد عناصر القائمة الرئيسية "ملف".
- اذهب للاعدادات".
- انتقل إلى علامة التبويب "عام".
- سيظهر حقل مجاني أسفل الصفحة ، حيث يجب عليك إدخال اسم المستخدم الذي ترك تعليقًا في الخلية.
كيف تجد ملاحظة في Excel
إذا كان المستند كبيرًا جدًا ، فقد يكون هناك موقف تحتاج فيه إلى العثور بسرعة على تعليق معين. جعله ممكنا. تعليمات للعثور على الوصف أو التسمية المطلوبة:
- انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
- انتقل إلى قسم "بحث وتحديد".
- انقر فوق الزر "إعدادات".
- ابحث عن خيار تحديد "نطاق البحث".
- عيّن القيمة إلى ملاحظة.
- انقر فوق الزر "بحث عن الكل".
بعد ذلك ، ستظهر قائمة بالخلايا وفقًا للمعامل المحدد أمام المستخدم.
إظهار وإخفاء ملاحظة
إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك إخفاء الملاحظات تمامًا حتى لا تكون واضحة عند قراءة المستند الرئيسي ، أو تعطيل وظيفة الإخفاء إذا تم تنشيطها مسبقًا. للقيام بذلك ، عليك اتباع بعض الخطوات البسيطة:
- انتقل إلى الإعدادات العامة في علامة التبويب "ملف" ، ثم "خيارات" ، انتقل إلى قسم "خيارات متقدمة".
- ابحث عن قسم "الشاشة".
- حدد المربع بجوار وظيفة "الملاحظات والمؤشرات".
- انقر فوق الزر "موافق". بعد ذلك ، سيتم عرض الملاحظات المخفية دائمًا. لإخفائها تمامًا ، تحتاج إلى تحديد المربع بجوار وظيفة "لا توجد ملاحظات ، لا توجد مؤشرات".
نصيحة إختصاصية! لدى Excel خيار عرض التعليقات الفردية فقط. لتمكين هذه الميزة ، يجب النقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية مع وصف إضافي ، والنقر فوق الزر "إظهار الملاحظات". لذلك سيتم عرضها بشكل دائم فقط على الخلايا المحددة. من خلال نفس قائمة السياق ، يمكنك إخفاء الوصف المختصر تمامًا في الأماكن المطلوبة.
نسخ ملاحظة إلى خلايا أخرى
إذا تم إنشاء ملاحظة بالفعل ، فيمكنك نسخها إلى خلية أخرى حتى لا تكتب النص مرة أخرى. للقيام بذلك ، اتبع تعليمات بسيطة:
- انقر بزر الماوس الأيمن لتحديد الخلية في المستند التي يتم إرفاق وصف موجز بها أو تعديلها.
- من القائمة المنبثقة ، حدد وظيفة "نسخ".
- ابحث عن الخلية التي تريد ربط الملاحظة المنسوخة بها ، وحددها بالنقر فوق زر الماوس الأيسر.
- انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، ثم حدد "الحافظة" ، وانقر على الزر "لصق".
- ستظهر قائمة الأوامر أمام المستخدم. النقطة المهمة هي "لصق خاص". بعد النقر فوقه ، ستظهر نافذة منفصلة للإعدادات ، حيث تحتاج إلى تحديد المربع بجوار الملاحظات. يبقى حفظ التغييرات بالنقر فوق "موافق".
كيفية طباعة ورقة الملاحظات
إذا لم تقم بإجراء تعديلات معينة ، بشكل افتراضي ، تتم طباعة مستندات Excel بدون ملاحظات. لإضافتها إلى النسخة المطبوعة ، تحتاج إلى تكوين البرنامج:
- انتقل إلى قسم "تخطيط الصفحة".
- انتقل إلى علامة التبويب "إعداد الصفحة" ، ثم انقر فوق "رؤوس الطباعة".
- سيتم فتح نافذة بها عناصر فردية للطباعة. مقابل كلمة "ملاحظات" ، يمكنك إضافتها إلى النسخة المطبوعة أو ترك هذا الإجراء ملغى.
نصيحة إختصاصية! عند إضافة ملاحظات للطباعة ، هناك خياران لعرضها على المستند المطبوع. إذا حددت "في نهاية الورقة" - فستظهر في أسفل الصفحة تمامًا. يمكنك تحديد الخيار "على شكل ورقة" - ستتم طباعة الملاحظات كما تظهر في النسخة الإلكترونية من المستند.
تغيير اسم المستخدم عند إنشاء الملاحظات
عند العمل في Excel مع تشغيل المشاركة ، عند إنشاء ملاحظات ، لا يتم إعطاؤها اسم المستخدم الذي تركها. لتغييره إلى لقبك الخاص ، عليك اتباع بعض الخطوات:
- في الزاوية اليسرى العليا ، انقر فوق علامة التبويب "ملف".
- انتقل إلى قسم "الإعدادات" ، "عام".
- حدد "اسم المستخدم" من القائمة التي تظهر.
- سيتم فتح حقل مجاني أمام المستخدم ، حيث من الضروري كتابة الاسم المطلوب.
أمثلة على استخدام الملاحظات في Excel
لفهم مدى فائدة التعليقات الإضافية للخلايا في جدول بيانات Excel ، يوصى بمراعاة بعض الأمثلة العملية من تجربة المستخدمين الآخرين:
- عندما يكون لموظفي شركة واحدة قاعدة عمل مشتركة مسجلة في مستند Excel ، يمكن للزملاء الذين يعملون في نفس الصفحة في نوبات ترك تعليقات كمبدلين وإعطاء تعليمات وتبادل معلومات معينة.
- وضع الصور - إذا كان الجدول يحتوي على بيانات حول أشخاص معينين ، صور أي عناصر ، إذا كان الأمر يتعلق بالتخزين أو البيع.
- تفسيرات للصيغ من شأنها تبسيط المزيد من العمليات الحسابية والحسابات.
إذا تركت التعليقات بالطريقة الصحيحة - بحيث تظهر في الوقت المناسب ولا تتداخل مع عمل المستخدمين الآخرين ، يمكنك زيادة إنتاجية العمل المرتبط بالجداول في Excel بشكل كبير.
دروس الفيديو على الملاحظات في Excel
ستساعدك الإرشادات المذكورة أعلاه على فهم أساسيات إنشاء التعليقات وتحريرها وعرضها وإعدادها بشكل متقدم للخلايا في جدول بيانات Excel. ومع ذلك ، إذا واجهت أي صعوبات أو صعوبات في إجراءات معينة تتعلق بالملاحظات ، فمن المستحسن مشاهدة مقاطع الفيديو التدريبية. أنها تحتوي على إرشادات خطوة بخطوة لإجراء عمليات مختلفة مع تعليقات الخلية.
وفي الختام
لا يعد إنشاء التعليقات وتحريرها وعرضها على خلايا مختلفة في Excel أمرًا صعبًا كما قد يبدو للوهلة الأولى. سيكون من المفيد امتلاك مثل هذه المهارات ليس فقط للأشخاص الذين يعملون في مؤسسات كبيرة ، وتتبع شيء باستخدام الجداول ، ولكن أيضًا للمستخدمين الفرديين الذين يعملون في Excel لأنفسهم. يجب ألا ننسى أنه في حقل الملاحظات ، لا يمكنك إضافة نص فحسب ، بل أيضًا صور ، مما يزيد من فائدتها في العمل بشكل كبير.