المحتويات
تتضمن العديد من العمليات التجارية (وحتى الأعمال التجارية بأكملها) في هذه الحياة تنفيذ الطلبات من قبل عدد محدود من المؤدين بحلول موعد نهائي محدد. يحدث التخطيط في مثل هذه الحالات ، كما يقولون ، "من التقويم" وغالبًا ما تكون هناك حاجة لنقل الأحداث المخطط لها فيه (الطلبات والاجتماعات والتسليمات) إلى Microsoft Excel - لمزيد من التحليل بواسطة الصيغ والجداول المحورية والرسوم البيانية ، إلخ.
بالطبع ، لا أرغب في تنفيذ مثل هذا النقل عن طريق النسخ الغبي (وهو ليس بالأمر الصعب) ، ولكن مع التحديث التلقائي للبيانات بحيث يتم في المستقبل عرض جميع التغييرات التي تم إجراؤها على التقويم والطلبات الجديدة أثناء التنقل في اكسل. يمكنك تنفيذ مثل هذا الاستيراد في غضون دقائق باستخدام الوظيفة الإضافية Power Query المضمنة في Microsoft Excel ، بدءًا من إصدار 2016 (بالنسبة لبرنامج Excel 2010-2013 ، يمكن تنزيله من موقع Microsoft على الويب وتثبيته بشكل منفصل عن الرابط) .
لنفترض أننا نستخدم تقويم Google المجاني للتخطيط ، حيث قمت ، للراحة ، بإنشاء تقويم منفصل (الزر مع علامة الجمع في الزاوية اليمنى السفلية بجوار تقاويم أخرى) بالعنوان للعمل. نقوم هنا بإدخال جميع الطلبات التي يجب إكمالها وتسليمها للعملاء على عناوينهم:
بالنقر المزدوج فوق أي طلب ، يمكنك عرض أو تعديل تفاصيله:
لاحظ أن:
- اسم الحدث مديرالذي يفي بهذا الأمر (إيلينا) و رقم الطلب
- مبين العنوان التوصيل
- تحتوي الملاحظة (في سطور منفصلة ، ولكن بأي ترتيب) على معلمات الطلب: نوع الدفع ، والمبلغ ، واسم العميل ، وما إلى ذلك في التنسيق المعلمة = القيمة.
من أجل الوضوح ، يتم تمييز أوامر كل مدير بلونهم الخاص ، على الرغم من أن هذا ليس ضروريًا.
الخطوة 1. احصل على رابط لتقويم Google
نحتاج أولاً إلى الحصول على رابط ويب إلى تقويم الطلبات الخاص بنا. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر بثلاث نقاط خيارات التقويم تعمل بجوار اسم التقويم وحدد الأمر الإعدادات والمشاركة:
في النافذة التي تفتح ، يمكنك ، إذا رغبت في ذلك ، جعل التقويم عامًا أو فتح الوصول إليه للمستخدمين الفرديين. نحتاج أيضًا إلى رابط للوصول الخاص إلى التقويم بتنسيق iCal:
الخطوة 2. تحميل البيانات من التقويم إلى Power Query
الآن افتح Excel وعلى علامة التبويب البيانات (إذا كان لديك Excel 2010-2013 ، فعندئذٍ في علامة التبويب استفسار الطاقة) اختر أمرًا من الإنترنت (البيانات - من الإنترنت). ثم الصق المسار المنسوخ إلى التقويم وانقر فوق "موافق".
لا يتعرف iCal Power Query على التنسيق ، ولكن من السهل مساعدته. بشكل أساسي ، iCal هو ملف نصي عادي به نقطتان كمحدد ، وبداخله يبدو شيئًا كالتالي:
لذلك يمكنك فقط النقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة الملف الذي تم تنزيله وتحديد التنسيق الأقرب في المعنى CSV - وسيتم تحميل بياناتنا حول جميع الطلبات في محرر استعلام Power Query وسيتم تقسيمها إلى عمودين بواسطة النقطتين:
إذا نظرت عن كثب ، يمكنك أن ترى بوضوح ما يلي:
- يتم تجميع المعلومات حول كل حدث (ترتيب) في قالب يبدأ بكلمة BEGIN وينتهي بـ END.
- يتم تخزين تاريخ البداية والنهاية في سلاسل باسم DTSTART و DTEND.
- عنوان الشحن هو LOCATION.
- ملاحظة الطلب - حقل الوصف.
- اسم الحدث (اسم المدير ورقم الطلب) - حقل الملخص.
يبقى استخراج هذه المعلومات المفيدة وتحويلها إلى جدول مناسب.
الخطوة 3. التحويل إلى العرض العادي
للقيام بذلك ، قم بتنفيذ سلسلة الإجراءات التالية:
- لنحذف الأسطر السبعة الأولى التي لا نحتاجها قبل أمر BEGIN الأول الصفحة الرئيسية - حذف الصفوف - حذف الصفوف العليا (الصفحة الرئيسية - إزالة الصفوف - إزالة الصفوف العلوية).
- تصفية حسب العمود Column1 الأسطر التي تحتوي على الحقول التي نحتاجها: DTSTART و DTEND و DESCRIPTION و LOCATION و SUMMARY.
- في علامة التبويب خيارات متقدمة إضافة عمود اختر عمود الفهرس (إضافة عمود - عمود الفهرس)لإضافة عمود رقم الصف إلى بياناتنا.
- هناك حق على علامة التبويب. إضافة عمود اختر فريق العمود الشرطي (إضافة عمود - عمود شرطي) وفي بداية كل كتلة (ترتيب) نعرض قيمة الفهرس:
- املأ الخلايا الفارغة في العمود الناتج حظرعن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على عنوانه واختيار الأمر تعبئة لأسفل (تعبئة لأسفل).
- قم بإزالة العمود غير الضروري فهرس.
- حدد عمودًا Column1 وإجراء التفاف للبيانات من العمود Column2 باستخدام الأمر تحويل - عمود محوري (التحويل - العمود المحوري). تأكد من التحديد في الخيارات لا تجمع (لا تجمع)بحيث لا يتم تطبيق أي دالة رياضية على البيانات:
- في الجدول الناتج ثنائي الأبعاد (المتقاطع) ، امسح الخطوط المائلة العكسية في عمود العنوان (انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود - استبدال القيم) وقم بإزالة العمود غير الضروري حظر.
- لتحويل محتويات الأعمدة دي تي ستارت и دتيند في تاريخ ووقت كامل ، مع تحديدها ، حدد في علامة التبويب التحويل - التاريخ - تشغيل التحليل (تحويل - تاريخ - تحليل). ثم نصحح الكود في شريط الصيغة عن طريق استبدال الوظيفة التاريخ من on التاريخ والوقتحتى لا تضيع قيم الوقت:
- ثم ، بالنقر بزر الماوس الأيمن على الرأس ، نقوم بتقسيم العمود الوصف مع معلمات الطلب بواسطة الفاصل - الرمز n، ولكن في الوقت نفسه ، في المعلمات ، سنختار التقسيم إلى صفوف ، وليس إلى أعمدة:
- مرة أخرى ، نقسم العمود الناتج إلى عمودين منفصلين - المعلمة والقيمة ، ولكن بعلامة يساوي.
- اختيار عمود الوصف 1 إجراء الالتواء ، كما فعلنا سابقًا ، مع الأمر تحويل - عمود محوري (التحويل - العمود المحوري). سيكون عمود القيمة في هذه الحالة هو العمود الذي يحتوي على قيم المعلمات - الوصف 2 تأكد من تحديد وظيفة في المعلمات لا تجمع (لا تجمع):
- يبقى تعيين التنسيقات لجميع الأعمدة وإعادة تسميتها حسب الرغبة. ويمكنك تحميل النتائج مرة أخرى إلى Excel باستخدام الأمر الصفحة الرئيسية - إغلاق وتحميل - إغلاق وتحميل ... (الصفحة الرئيسية - إغلاق وتحميل - إغلاق وتحميل إلى ...)
وإليك قائمة الطلبات التي تم تحميلها في Excel من تقويم Google:
في المستقبل ، عند تغيير أو إضافة طلبات جديدة إلى التقويم ، سيكون كافيًا فقط تحديث طلبنا بالأمر البيانات - تحديث الكل (البيانات - تحديث الكل).
- تم تحديث تقويم المصنع في Excel من الإنترنت عبر Power Query
- تحويل عمود إلى جدول
- قم بإنشاء قاعدة بيانات في Excel