المحتويات
إدارة الوقت «مع العمل الذي قمت به وأنا محاصر في اجتماع لا طائل من ورائه»
تشرح الخبيرة الاقتصادية بيلار لوريت في "اجتماعات مدتها 30 دقيقة" كيفية تحسين مواعيد العمل هذه إلى أقصى حد
إذا تم إخطارك باجتماع جديد في العمل ، فأنت تشخر من الإهمال والاستقالة ، فهناك خطأ ما. يجب أن تكون مواعيد العمل هذه أدوات لتحسين عملنا المهني ، وفي كثير من الأحيان ينتهي الأمر بها إلى كونها مجرد مضيعة للوقت.
كان هذا الوضع - أكثر شيوعًا مما يبدو - هو ما حفز الاقتصادي بيلار يوريتالمتخصصة في تحليل الأعمال والمخاطر للكتابة «اجتماعات مدتها 30 دقيقة»وهو كتاب يقترح فيه ، من خلال إرشادات ونصائح واضحة ، طريقة لزيادة فعالية هذه الاجتماعات ، وبالتالي تحقيق هدفه.
تحدثنا مع الكاتبة وطلبنا منها المفاتيح للتوقف عن إضاعة الوقت والاستفادة القصوى من الاجتماعات التي نضطر إلى حضورها:
لماذا التنظيم مهم جدا عند التخطيط لاجتماع؟
إذا لم يكن لدينا تخطيط وتنظيم جيدان ، فلن تكون الأهداف واضحة ، ولا النقاط التي ستتم مناقشتها ، ولا الوقت المتاح ... لذلك ، سوف مدة غير منضبطة ولن نلبي توقعات المشاركين. قد نشعر بالإحباط وسيكون ذلك مضيعة لوقت الجميع.
ما هي الآثار السلبية التي يمكن أن يحدثها اجتماع ما إذا كان التخطيط سيئًا والتي لا يتحقق فيها الهدف المنشود؟
بالإضافة إلى التكلفة من الناحية الاقتصادية ، فإن حضور الاجتماعات المخطط لها بشكل سيئ والذي لا يتم التوصل فيه إلى نتيجة بعد 90 أو 60 أو 30 دقيقة يولد التصور السلبي والإحباط بين الحاضرين. وإذا استمر هذا الوضع ، فمن السهل أن نشعر بالتوتر بمرور الوقت في التفكير "بالوظيفة التي أمتلكها ويجب أن أحضر اجتماعًا عديم الفائدة".
كما أن له تأثيرًا سلبيًا على رأي المشاركين تجاه المنظم ، والذي يكون في معظم الحالات رئيسًا.
لماذا 30 دقيقة هو الوقت الأمثل لمدة الاجتماع؟
30 دقيقة هو التحدي الذي أطرحه في الكتاب بناءً على تجربتي الخاصة في تنظيم الاجتماعات التي تعمل. من الواضح هناك اجتماعات ستحتاج إلى مزيد من الوقت، والبعض الآخر الذي يمكن أن يأخذ هدفك فيه حتى في أقل من ذلك ، وبالطبع في بعض الحالات يمكن استبدال 30 أو حتى 60 دقيقة من الاجتماع نفسه بمكالمة أو بريد إلكتروني ، على سبيل المثال.
كيف يعمل رقم صانع القرار الذي تتحدث عنه في الكتاب؟
عندما نتحدث عن المشاركين في اجتماع مدته 30 دقيقة ، يجب أن يكون واضحًا ذلك يجب ألا يتجاوز العدد المثالي خمسة أشخاص كحد أقصى. ويجب أن يكون اختيارك هو الخيار الصحيح. يمكننا التمييز بين شخصيات الوسيط والمنسق والسكرتير (يمكن أن يكونوا نفس الشخص) والمشاركين. من حيث المبدأ ، يتم اتخاذ القرار في اجتماع مدته 30 دقيقة بحد أقصى خمسة أشخاص بالتراضي ولا ينبغي أن يولد أي نزاع.
كيف يجب أن ننظم اجتماعًا لجعله فعالاً قدر الإمكان؟
يمكننا تلخيص في خمس نقاط كيفية تنظيم الاجتماع على النحو التالي. سيكون الأول تحديد الهدف والنتيجة المرجوة من الاجتماع. الثاني، اختر المشاركين المناسبين. الثالث هو التخطيط للاجتماع؛ من بين أشياء أخرى ، قم بإعداد جدول الأعمال ، واختر المكان ، ووقت البدء والمدة ، وأرسله مع المستندات الرئيسية للاجتماع إلى المهتمين بوقت كافٍ حتى يتمكنوا من إعداده.
رابعا ، يجب أن نأخذ في الاعتبار تصميم الهيكل من الاجتماعات ، أي قواعد التشغيل وبالطبع كيف يتم تنظيم 30 دقيقة التي يستغرقها الاجتماع حسب المحتوى. أخيرًا ، من المهم عمل ملف متابعة الاجتماع. تأكد من أن جميع المشاركين على دراية بالاتفاقات المبرمة ، وفي حالة وجوب تنفيذ أي إجراء متابعة ، ما هي المهام الموكلة لكل منهم ووقت التنفيذ