المحتويات
لنفترض أن لدينا جدول بيانات Excel مليء بالمعلومات بالكامل. إنه منظم ومنسق بشكل جيد ويبدو بالضبط بالطريقة التي تريدها. وهنا قررت طباعته على الورق. ثم بدأت تبدو فظيعة.
لا تبدو جداول البيانات دائمًا جيدة على الورق لأنها غير مصممة لاستخدامها في الطباعة. لقد تم تصنيعها خصيصًا لتكون طويلة وطويلة حسب الحاجة.
يكون هذا مفيدًا عندما يحتاج الجدول إلى التحرير وفتحه على الشاشة ، لكن هذا يعني أن بياناته لن تبدو جيدة على ورقة قياسية.
ولكن على أي حال ، لا يوجد شيء مستحيل ، خاصة عندما يتعلق الأمر بأداة مرنة مثل Excel. علاوة على ذلك ، فهي ليست صعبة على الإطلاق. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية طباعة مستندات Excel بحيث تبدو جيدة على الورق.
تلميح 1: استخدم خيار معاينة قبل الطباعة
يمكنك أن ترى بالضبط كيف سيبدو جدول البيانات الخاص بك عند طباعته إذا كنت تستخدم هذه الميزة. هذه الأداة ذات قيمة خاصة وستساعد في توفير قدر كبير من الوقت والورق. يمكنك حتى إجراء بعض التغييرات على الشكل الذي سيبدو عليه عند الطباعة مثل توسيع الهوامش وما إلى ذلك.
يمكنك التحقق من كيفية عملها عمليًا ، وسيكون من السهل جدًا إعداد عرض الجدول على الصفحة.
حدد ما تخطط لطباعته
إذا كنت تحتاج فقط إلى طباعة جزء معين من البيانات ، فلن تحتاج إلى طباعة الكتاب بأكمله ، فقط البيانات المحددة. يمكنك طباعة ، على سبيل المثال ، ورقة فقط أو ملف معين. يمكنك أيضًا طباعة كمية صغيرة من البيانات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحديدها ، ثم تحديد عنصر "النطاق المميز" في إعدادات الطباعة.
قم بتوسيع مساحتك
أنت مقيد بحجم الورق الذي تطبع عليه ، ولكن هناك عدة طرق يمكنك من خلالها زيادة هذه المساحة. على سبيل المثال ، قم بتغيير اتجاه ورقة. الافتراضي هو الاتجاه العمودي. إنه مناسب تمامًا للجداول التي تحتوي على عدد كبير من الصفوف والمناظر الطبيعية - إذا كان هناك العديد من الأعمدة.
إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر ، يمكنك تقليل الهوامش عند حواف الورقة. كلما كانت أصغر ، يمكن احتواء المزيد من المعلومات على ورقة واحدة. أخيرًا ، إذا كان الجدول صغيرًا ، يمكنك استخدام ميزة Custom Scaling Options لملاءمة المستند بأكمله على الورقة.
استخدم الرؤوس للطباعة
من الصعب جدًا فهم مكان وجود الشخص في الجدول إذا كان من المستحيل طباعة الجدول على ورقة واحدة. في هذه الحالة ، تحتاج إلى استخدام وظيفة "رؤوس الطباعة". يسمح لك بإضافة عناوين الصف أو الأعمدة إلى كل صفحة في الجدول.
استخدم فواصل الصفحات
إذا كان المستند الخاص بك يمتد على أكثر من ورقة واحدة ، فمن الجيد استخدام فواصل الصفحات لمساعدتك في فهم البيانات التي يجب أن تكون في موقع معين بالضبط. عند إدراج فاصل صفحات في جدول ، ينتقل كل شيء أدناه إلى الصفحة التالية. هذا مناسب لأنه يسمح لك بتقسيم البيانات بالطريقة التي يريدها الشخص.
إذا اتبعت هذه التوصيات ، يمكنك تبسيط قراءة مستندات Excel المطبوعة على ورقة بشكل كبير.