هل سبق أن تم تكليفك بمهمة إنشاء مخطط انسيابي لتعيين عمليات الأعمال في المؤسسة. تدفع بعض الشركات مقابل برامج باهظة الثمن ومتخصصة للغاية تنشئ مخططات انسيابية ببضع خطوات ونقرات فقط. تفضل الشركات الأخرى استخدام الأدوات الحالية التي ستكون بنفس السهولة بمجرد تعلمها. واحد منهم هو Excel.
خطط لخطواتك
نظرًا لأن الغرض من المخطط الانسيابي هو تحديد الترتيب المنطقي للأحداث والقرارات التي يتم اتخاذها ونتائج تلك القرارات ، يجد معظم الناس أنه من الأفضل تمثيل ذلك في شكل مخطط انسيابي. ويجدون أنه من الأسهل عليهم القيام بذلك إذا استغرقوا بضع دقائق لتنظيم أفكارهم.
وبالفعل هو كذلك. إذا لم يتم التفكير في أفكارك بشكل كافٍ ، فلن يكون المخطط الانسيابي جيدًا.
لذلك ، قبل الشروع مباشرة في إنشاء مخطط انسيابي ، يوصى بعمل ملاحظات معينة. الشكل الذي سيتم إجراؤه به ليس مهمًا جدًا. الشيء الرئيسي هو سرد كل مرحلة من مراحل العملية ، لتحديد كل قرار وعواقبه.
عناصر الإعداد
- انتقل إلى علامة التبويب "إدراج" ، حيث ستجد عنصر "الأشكال".
- بعد ذلك ، ستظهر قائمة بالأشكال مرتبة حسب المجموعات. بعد ذلك ، تحتاج إلى إلقاء نظرة عليها جميعًا حتى يتم العثور على مجموعة "مخطط انسيابي".
- حدد العنصر المطلوب.
- لإضافة نص ، انقر بزر الماوس الأيمن على العنصر وحدد "تغيير النص" من قائمة السياق.
أخيرًا ، في شريط التنسيق ، تحتاج إلى اختيار نمط ونظام ألوان للمخطط الانسيابي.
بعد تحديد العنصر المطلوب ، يجب إضافة العنصر التالي لعنصر معين والمتابعة حتى يتم عرض كل مرحلة.
ثم يجب تسمية الشكل الذي يعرض كل عنصر من عناصر المخطط الانسيابي. بعد ذلك ، سوف يفهم الشخص الذي يشاهدها الدور الذي يلعبه كل عنصر من عناصر المخطط الانسيابي فيه وكيف يرتبط بالآخرين.
كل شخصية تؤدي وظيفتها القياسية. إذا استخدمت عناصر الرسم التخطيطي بشكل غير صحيح ، فقد يسيء الشخص الذي يراها إلى فهمك.
فيما يلي بعض العناصر الأكثر شيوعًا:
- بداية المخطط الانسيابي أو نهايته.
- عملية العمل.
- عملية محددة مسبقًا ، مثل الإجراءات المتكررة.
- مصدر البيانات. يمكن أن يكون إما جدولًا أو نوعًا من المستندات أو موقع ويب.
- القرارات المتخذة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون عنصر تحكم في صحة عملية سابقة التنفيذ. من كل ركن من أركان المعين يمكن أن تكون هناك خطوط توضح نتائج القرار المتخذ.
ترتيب العناصر
بمجرد وضع العناصر في الأماكن الصحيحة ، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- لترتيب العناصر في عمود ، يجب تحديد عدة عناصر بالضغط على المفتاح SHIFT ثم الضغط على كل عنصر ، ثم تحديد Align Center في علامة التبويب Format.
- إذا كنت تريد عمل نفس المسافات بين العناصر عموديًا ، فأنت بحاجة إلى تحديدها ، ثم تحديد عنصر "التوزيع الرأسي" في علامة التبويب نفسها.
- بعد ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن أحجام جميع العناصر هي نفسها لجعل المخطط أكثر جاذبية من الناحية المرئية.
إعداد خط الارتباط
في علامة التبويب "إدراج" ، يوجد عنصر "أشكال" حيث تحتاج إلى تحديد سهم. يمكن أن تكون إما مستقيمة أو بزاوية. الأول يستخدم للعناصر في التسلسل المباشر. إذا كنت بحاجة إلى العودة إلى خطوة معينة بعد الانتهاء من جميع الإجراءات ، فسيتم استخدام خط منحني.
ما هي الخطوة التالية؟
بشكل عام ، يقدم Excel عددًا كبيرًا من الأشكال للتخطيط. في بعض الأحيان يمكنك تجاهل المعايير وتشغيل الإبداع. هذا سوف يستفيد فقط.