هل سبق لك إنشاء مخطط انسيابي لمستند أو عملية تجارية؟ تشتري بعض الشركات برامج متخصصة باهظة الثمن يمكنها إنشاء مخططات انسيابية ببضع نقرات بالماوس. تختار شركات أخرى مسارًا مختلفًا: فهي تستخدم أداة متوفرة لديها بالفعل ويعرف فيها موظفوها كيفية العمل. أعتقد أنك خمنت أننا نتحدث عن Microsoft Excel.
وضع خطة
الغرض من مخطط التدفق هو إظهار الهيكل المنطقي للأحداث التي يجب أن تحدث ، والقرارات التي يجب اتخاذها ، وعواقب تلك القرارات. لذلك ، سيكون من الأسهل بلا شك إنشاء مخطط انسيابي إذا استغرقت أولاً بضع دقائق لترتيب أفكارك. سيكون المخطط الانسيابي المكون من خطوات فوضوية وسوء التفكير ذات فائدة قليلة.
لذا خذ بضع دقائق لتدوين الملاحظات. لا يهم الشكل ، الشيء الرئيسي هو كتابة كل خطوة من خطوات العملية وإصلاح كل قرار مع العواقب المحتملة.
تخصيص العناصر
لكل خطوة مخطط تفصيلي ، أضف عناصر مخطط انسيابي إلى Excel.
- في علامة التبويب خيارات متقدمة إدراج (إدراج) انقر الأرقام (أشكال).
- تنقسم قائمة الأرقام المفتوحة إلى مجموعات رئيسية. انتقل لأسفل إلى المجموعة مخطط كتلة (مخطط).
- حدد عنصرًا.
- لإضافة نص إلى عنصر ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد تغيير النص (تحرير النص).
- في علامة التبويب خيارات متقدمة الإطار (تنسيق) شريط القائمة حدد النمط ونظام الألوان الخاص بالعنصر.
عند الانتهاء من عنصر واحد ، أضف العنصر التالي للعنصر التالي من الهيكل المقصود ، ثم العنصر التالي ، وهكذا حتى يظهر الهيكل بأكمله على الشاشة.
انتبه إلى شكل كل عنصر مخطط انسيابي. يخبر النموذج القارئ بالوظيفة التي يتم تنفيذها في كل خطوة من الهيكل. يوصى باستخدام جميع النماذج وفقًا للغرض المقبول عمومًا ، نظرًا لأن الاستخدام غير القياسي للنماذج يمكن أن يربك القراء.
فيما يلي بعض العناصر الأكثر شيوعًا:
- بداية المخطط الانسيابي أو نهايته:
- سير العمل ، الإجراء الواجب اتباعه:
- عملية محددة مسبقًا ، مثل روتين فرعي قابل لإعادة الاستخدام:
- جدول قاعدة البيانات أو مصدر بيانات آخر:
- اتخاذ قرار ، مثل تقييم ما إذا كانت العملية السابقة قد أجريت بشكل صحيح. تتوافق خطوط الاتصال المنبثقة من كل ركن من أركان المعين مع الحلول الممكنة المختلفة:
تنظيم العناصر
بعد إدراج جميع العناصر في الورقة:
- لترتيب العناصر في عمود زوجي ، حدد عدة عناصر بالنقر فوقها مع الضغط على مفتاح الفأرة تغير، ثم في علامة التبويب الإطار (تنسيق) انقر محاذاة المركز (مركز محاذاة).
- لضبط التباعد بين عناصر متعددة ، حددها وعلى علامة التبويب الإطار (تنسيق) انقر وزع رأسيًا (توزيع عمودي).
- تأكد من أن أحجام العناصر هي نفسها. اجعل جميع العناصر بنفس الارتفاع والعرض لجعل مخطط الانسياب الخاص بك يبدو لطيفًا واحترافيًا. يمكن ضبط عرض العنصر وارتفاعه عن طريق إدخال القيم المطلوبة في الحقول المناسبة في علامة التبويب الإطار (تنسيق) شرائط القائمة.
قم بإعداد خطوط الارتباط
في علامة التبويب خيارات متقدمة إدراج (إدراج) انقر الأرقام (الأشكال) وحدد سهمًا مستقيمًا أو حافة بسهم.
- استخدم سهمًا مستقيمًا لتوصيل عنصرين في تسلسل مباشر.
- استخدم حافة السهم عندما يحتاج الموصل إلى الانحناء ، على سبيل المثال ، إذا كنت تريد العودة إلى الخطوة السابقة بعد عنصر القرار.
مزيد من الإجراءات
يوفر Excel العديد من العناصر الإضافية لإنشاء مخططات انسيابية ومجموعة لا حصر لها من خيارات التنسيق القابلة للتخصيص. لا تتردد في التجربة وجرب جميع الخيارات المتاحة!