العمل مع الجداول في Excel

يعتبر الكثيرون برنامج Excel برنامج جداول بيانات. لذلك ، قد يبدو السؤال عن كيفية إنشاء الجداول والعمل معها غريبًا للوهلة الأولى. لكن قلة من الناس يعرفون ما هو الفرق الرئيسي بين Excel وجداول البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، لا يتفاعل هذا المكون من حزمة Microsoft Office دائمًا مع جداول البيانات. علاوة على ذلك ، فإن المهمة الرئيسية لبرنامج Excel هي معالجة المعلومات التي يمكن تقديمها بأشكال مختلفة. أيضا في شكل جدول.

أو قد ينشأ موقف عندما يكون من الضروري تحديد نطاق منفصل للجدول وتنسيقه وفقًا لذلك. بشكل عام ، هناك عدد كبير من الاحتمالات لاستخدام الجداول ، لذلك دعونا نلقي نظرة عليها بمزيد من التفصيل.

مفهوم الجداول الذكية

لا يزال هناك فرق بين ورقة Excel وجدول البيانات الذكي. الأول هو ببساطة منطقة تحتوي على عدد معين من الخلايا. قد يكون بعضها مليئًا بمعلومات معينة ، بينما البعض الآخر فارغ. لكن لا يوجد فرق جوهري بينهما من الناحية الفنية.

لكن جدول بيانات Excel هو مفهوم مختلف تمامًا. لا يقتصر الأمر على مجموعة من البيانات ، بل له خصائصه الخاصة ، واسمه ، وبنية معينة وعدد كبير من المزايا.

لذلك ، يمكنك تحديد اسم منفصل لجدول Excel - "Smart Table" أو Smart Table.

قم بإنشاء جدول ذكي

لنفترض أننا أنشأنا نطاق بيانات بمعلومات المبيعات.

إنها ليست طاولة بعد. لتحويل النطاق إليه ، تحتاج إلى تحديده والعثور على علامة التبويب "إدراج" والعثور على زر "جدول" في الكتلة التي تحمل الاسم نفسه.

ستظهر نافذة صغيرة. في ذلك ، يمكنك ضبط مجموعة الخلايا التي تريد تحويلها إلى جدول. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تحديد احتواء السطر الأول على عناوين الأعمدة. يمكنك أيضًا استخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + T لإظهار مربع الحوار نفسه.

من حيث المبدأ ، لا يوجد شيء يحتاج إلى التغيير في معظم الحالات. بعد تأكيد الإجراء بالضغط على الزر "موافق" ، سيصبح النطاق المحدد مسبقًا جدولًا على الفور.

قبل تعيين خصائصه مباشرة ، تحتاج إلى فهم كيفية رؤية البرنامج نفسه للجدول. بعد ذلك سيتضح الكثير من الأشياء.

فهم بنية جدول Excel

جميع الجداول لها اسم محدد معروض في علامة تبويب تصميم خاصة. يظهر مباشرة بعد اختيار أي خلية. بشكل افتراضي ، يأخذ الاسم شكل "جدول 1" أو "جدول 2" ، وعلى التوالي.

إذا كنت بحاجة إلى عدة جداول في مستند واحد ، فمن المستحسن منحها مثل هذه الأسماء حتى تتمكن لاحقًا من فهم المعلومات الموجودة فيها. في المستقبل ، سيصبح التفاعل معهم أسهل بكثير ، سواء بالنسبة لك أو للأشخاص الذين يشاهدون المستند.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام الجداول المسماة في Power Query أو عدد من الوظائف الإضافية الأخرى.

دعنا نسمي طاولتنا "تقرير". يمكن رؤية الاسم في نافذة تسمى مدير الاسم. لفتحه ، عليك السير في المسار التالي: الصيغ - الأسماء المحددة - مدير الأسماء.

من الممكن أيضًا إدخال الصيغة يدويًا ، حيث يمكنك أيضًا رؤية اسم الجدول.

لكن الشيء الأكثر إمتاعًا هو أن Excel قادر على رؤية الجدول في عدة أقسام في وقت واحد: بالكامل ، وكذلك في الأعمدة الفردية والعناوين والإجماليات. ثم ستبدو الروابط هكذا.

بشكل عام ، يتم تقديم هذه الإنشاءات فقط لغرض توجيه أكثر دقة. لكن ليست هناك حاجة لحفظها. يتم عرضها تلقائيًا في تلميحات الأدوات التي تظهر بعد تحديد الجدول وكيفية فتح الأقواس المربعة. لإدراجها ، يجب عليك أولاً تمكين تخطيط اللغة الإنجليزية.

يمكن العثور على الخيار المطلوب باستخدام مفتاح Tab. لا تنس إغلاق جميع الأقواس الموجودة في الصيغة. الساحات ليست استثناء هنا. 

إذا كنت تريد جمع محتويات العمود بالكامل مع المبيعات ، فيجب عليك كتابة الصيغة التالية:

= SUM (D2: D8)

بعد ذلك ، سوف يتحول تلقائيًا إلى = SUM (تقرير [المبيعات]). بكلمات بسيطة ، سيؤدي الارتباط إلى عمود محدد. مناسب ، توافق؟

وبالتالي ، فإن أي مخطط أو صيغة أو نطاق ، حيث سيتم استخدام جدول ذكي لأخذ البيانات منه ، سيستخدم معلومات محدثة تلقائيًا.

الآن دعنا نتحدث بمزيد من التفاصيل حول الجداول التي يمكن أن تحتوي على خصائص.

جداول Excel: الخصائص

يمكن أن يحتوي كل جدول تم إنشاؤه على عناوين أعمدة متعددة. ثم يعمل السطر الأول من النطاق كمصدر للبيانات.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان حجم الجدول كبيرًا جدًا ، فعند التمرير لأسفل ، بدلاً من الأحرف التي تشير إلى الأعمدة المقابلة ، يتم عرض أسماء الأعمدة. سيكون هذا حسب رغبة المستخدم ، حيث لن يكون من الضروري إصلاح المناطق يدويًا.

يتضمن أيضًا مرشحًا آليًا. ولكن إذا لم تكن بحاجة إليه ، فيمكنك دائمًا إيقاف تشغيله في الإعدادات.

أيضًا ، يتم إرفاق جميع القيم المكتوبة مباشرةً أسفل الخلية الأخيرة من عمود الجدول بها بنفسها. لذلك ، يمكن العثور عليها مباشرة في أي كائن يستخدم البيانات من العمود الأول من الجدول في عمله.

في الوقت نفسه ، يتم تنسيق الخلايا الجديدة لتصميم الجدول ، وتتم كتابة جميع الصيغ الخاصة بهذا العمود تلقائيًا فيها. بكلمات بسيطة ، لزيادة حجم الجدول وتوسيعه ، ما عليك سوى إدخال البيانات الصحيحة. سيتم إضافة كل شيء آخر بواسطة البرنامج. الشيء نفسه ينطبق على الأعمدة الجديدة.

إذا تم إدخال صيغة في خلية واحدة على الأقل ، فإنها تنتشر تلقائيًا في العمود بأكمله. أي أنك لست بحاجة إلى ملء الخلايا يدويًا ، فكل شيء سيحدث تلقائيًا ، كما هو موضح في لقطة الشاشة المتحركة هذه.

كل هذه الميزات جيدة. ولكن يمكنك تخصيص الجدول بنفسك وتوسيع وظائفه.

إعداد الجدول

تحتاج أولاً إلى فتح علامة التبويب "المصمم" ، حيث توجد معلمات الجدول. يمكنك تخصيصها عن طريق إضافة أو مسح مربعات الاختيار المحددة الموجودة في مجموعة "خيارات نمط الجدول".

يتم توفير الخيارات التالية:

1. إضافة أو إزالة صف الرأس.
2. إضافة أو إزالة صف مع الإجماليات.
3. اجعل الخطوط بديلة.
4. قم بتمييز الأعمدة القصوى بالخط العريض.
5. لتمكين أو تعطيل خطوط التعبئة المخططة.
6. تعطيل التصفية التلقائية.

يمكنك أيضًا تعيين تنسيق مختلف. يمكن القيام بذلك باستخدام الخيارات الموجودة في مجموعة أنماط الجدول. في البداية ، يختلف التنسيق عن التنسيق أعلاه ، ولكن في هذه الحالة يمكنك دائمًا تخصيص الشكل الذي تريده.

يمكنك أيضًا العثور على مجموعة "الأدوات" ، حيث يمكنك إنشاء جدول محوري وحذف النسخ وتحويل الجدول إلى نطاق قياسي.

لكن الميزة الأكثر إمتاعًا هي إنشاء الشرائح.

الشريحة هي نوع من المرشحات التي يتم عرضها في عنصر رسومي منفصل. لإدخاله ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "إدراج Slicer" الذي يحمل نفس الاسم ، ثم تحديد الأعمدة التي تريد تركها.

هذا كل شيء ، تظهر الآن لوحة تسرد جميع القيم الفريدة الموجودة في خلايا هذا العمود.

لتصفية الجدول ، يجب عليك تحديد الفئة الأكثر إثارة للاهتمام في الوقت الحالي.

يمكن تحديد فئات متعددة باستخدام أداة تقطيع اللحم. للقيام بذلك ، يجب عليك الضغط على مفتاح Ctrl أو النقر فوق الزر الموجود في الزاوية اليمنى العليا على يسار إزالة الفلتر قبل بدء التحديد.

لتعيين المعلمات مباشرة على الشريط ، يمكنك استخدام علامة التبويب التي تحمل الاسم نفسه. بفضل مساعدتها ، من الممكن تعديل الخصائص المختلفة للشريحة: المظهر وحجم الزر والكمية وما إلى ذلك.

القيود الرئيسية للجداول الذكية

على الرغم من حقيقة أن جداول بيانات Excel تتمتع بالعديد من المزايا ، فلا يزال يتعين على المستخدم تحمل بعض العيوب:

1. الآراء لا تعمل. بكلمات بسيطة ، لا توجد طريقة لتذكر معلمات معينة للورقة.
2. لا يمكنك مشاركة الكتاب مع شخص آخر.
3. لا يمكن إدراج مجاميع فرعية.
4. لا يمكنك استخدام صيغ الصفيف.
5. لا توجد طريقة لدمج الخلايا. لكن لا ينصح بذلك.

ومع ذلك ، هناك مزايا أكثر بكثير من العيوب ، لذلك لن تكون هذه العيوب ملحوظة للغاية.

أمثلة على الجدول الذكي

حان الوقت الآن للتحدث عن المواقف التي تتطلب جداول بيانات Excel الذكية والإجراءات التي يمكن اتخاذها غير الممكنة مع النطاق القياسي.

لنفترض أن لدينا جدولاً يوضح الإيصالات النقدية من شراء القمصان. يحتوي العمود الأول على أسماء أعضاء المجموعة ، وفي العمود الآخر - عدد القمصان التي تم بيعها ، وما هو حجمها. دعنا نستخدم هذا الجدول كمثال لمعرفة الإجراءات الممكنة التي يمكن اتخاذها ، والتي تكون مستحيلة في حالة النطاق العادي.

تلخيص مع وظيفة Excel

في لقطة الشاشة أعلاه ، يمكنك رؤية طاولتنا. دعونا أولاً نلخص جميع أحجام القمصان على حدة. إذا كنت تستخدم نطاق بيانات لتحقيق هذا الهدف ، فسيتعين عليك إدخال جميع الصيغ يدويًا. إذا قمت بإنشاء جدول ، فلن يعد هذا العبء الثقيل موجودًا. يكفي تضمين عنصر واحد فقط ، وبعد ذلك سيتم إنشاء السطر الذي يحتوي على الإجماليات من تلقاء نفسه.

بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على أي مكان. تظهر قائمة منبثقة بها عنصر "جدول". يحتوي على خيار "إجمالي الصف" ، والذي تحتاج إلى تمكينه. يمكن أيضًا إضافته عبر المنشئ.

علاوة على ذلك ، يظهر صف يحتوي على إجماليات في أسفل الجدول. إذا فتحت القائمة المنسدلة ، يمكنك رؤية الإعدادات التالية هناك:

1. معدل.
2. كمية.
3. أقصى.
4. تعويض الانحراف.

وأكثر بكثير. للوصول إلى الوظائف غير المدرجة في القائمة أعلاه ، تحتاج إلى النقر فوق عنصر "وظائف أخرى". من الملائم هنا تحديد النطاق تلقائيًا. لقد اخترنا الوظيفة مجموع، لأنه في حالتنا نحتاج إلى معرفة عدد القمصان التي تم بيعها إجمالاً.

الإدراج التلقائي للصيغ

برنامج Excel هو برنامج ذكي حقًا. قد لا يعرف المستخدم حتى أنه يحاول التنبؤ بأفعاله التالية. لقد أضفنا عمودًا إلى نهاية الجدول لتحليل نتائج المبيعات لكل من المشترين. بعد إدراج الصيغة في الصف الأول ، يتم نسخها على الفور إلى جميع الخلايا الأخرى ، ثم يُملأ العمود بأكمله بالقيم التي نحتاجها. مريح؟

وظيفة الفرز

يستخدم الكثير من الأشخاص قائمة السياق لاستخدام هذه الوظيفة أو تلك. هناك تقريبًا جميع الإجراءات التي يجب القيام بها في معظم الحالات. إذا كنت تستخدم الجداول الذكية ، فإن الوظيفة تتوسع أكثر.

على سبيل المثال ، نحتاج إلى التحقق من الشخص الذي قام بالفعل بتحويل الدفعة المسبقة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى فرز البيانات حسب العمود الأول. لنقم بتنسيق النص بطريقة تجعل من الممكن فهم من قام بالفعل بالدفع ، ومن لم يدفع ، ومن لم يقدم المستندات اللازمة لذلك. سيتم تمييز الأول باللون الأخضر ، والثاني باللون الأحمر ، والثالث باللون الأزرق. وافترض أننا نواجه مهمة تجميعهم معًا. 

علاوة على ذلك ، يمكن لبرنامج Excel أن يفعل كل شيء من أجلك. 

تحتاج أولاً إلى النقر فوق القائمة المنسدلة الموجودة بالقرب من عنوان عمود "الاسم" والنقر فوق العنصر "فرز حسب اللون" وتحديد لون الخط الأحمر.

كل شيء ، الآن يتم تقديم المعلومات حول من قام بالدفع بوضوح. 

تصفية

من الممكن أيضًا تخصيص عرض وإخفاء بعض معلومات الجدول. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في عرض الأشخاص الذين لم يدفعوا ، يمكنك تصفية البيانات حسب هذا اللون. التصفية حسب المعلمات الأخرى ممكنة أيضًا.

استنتاجات

وبالتالي ، فإن جداول البيانات الذكية في Excel ستكون بمثابة مساعدين رائعين لحل أي مشاكل عليك فقط مواجهتها.