مقارنة ملفين في Excel للاختلافات

قد يواجه كل مستخدم موقفًا يحتاج فيه إلى مقارنة جدولين. حسنًا ، كملاذ أخير ، يتعين على الجميع مقارنة عمودين. نعم ، بالطبع ، العمل مع ملفات Excel مريح للغاية ومريح. عذرا ، هذه ليست مقارنة. بالطبع ، الفرز المرئي لجدول صغير ممكن ، ولكن عندما يصل عدد الخلايا إلى الآلاف ، يجب عليك استخدام أدوات تحليلية إضافية.

لسوء الحظ ، لم يتم فتح عصا سحرية تتيح لك مقارنة جميع المعلومات تلقائيًا مع بعضها البعض بنقرة واحدة. لذلك ، عليك العمل ، أي جمع البيانات وتحديد الصيغ اللازمة وتنفيذ الإجراءات الأخرى التي تسمح لك بأتمتة المقارنات على الأقل قليلاً.

هناك العديد من مثل هذه الإجراءات. دعونا نلقي نظرة على بعضها.

ما هو الغرض من مقارنة ملفات Excel؟

يمكن أن يكون هناك عدد كبير من الأسباب لمقارنة العديد من ملفات Excel. عاجلاً أم آجلاً ، يواجه كل مستخدم مثل هذه الحاجة ، وليس لديه مثل هذه الأسئلة. على سبيل المثال ، قد ترغب في مقارنة البيانات من تقريرين لأرباع مختلفة لمعرفة ما إذا كانت البيانات المالية قد ارتفعت أو انخفضت.

أو ، بدلاً من ذلك ، يحتاج المعلم إلى معرفة الطلاب الذين تم طردهم من الجامعة من خلال مقارنة تكوين مجموعة الطلاب في العام الماضي وهذا العام.

يمكن أن يكون هناك عدد كبير من مثل هذه المواقف. لكن دعنا ننتقل إلى الممارسة ، لأن الموضوع معقد للغاية.

كل الطرق لمقارنة جدولين في Excel

على الرغم من أن الموضوع معقد ، إلا أنه سهل. نعم ، لا تتفاجأ. إنه معقد لأنه يتكون من أجزاء كثيرة. لكن هذه الأجزاء نفسها سهلة الفهم والأداء. لنلقِ نظرة على كيفية مقارنة جدولي بيانات Excel بشكل مباشر عمليًا.

صيغة المساواة واختبار خطأ-صحيح

لنبدأ ، بالطبع ، بأبسط طريقة. هذه الطريقة لمقارنة المستندات ممكنة ، وضمن نطاق واسع إلى حد ما. يمكنك مقارنة ليس فقط القيم النصية ، ولكن أيضا القيم الرقمية. ودعنا نأخذ مثالا صغيرا. لنفترض أن لدينا نطاقين بخلايا تنسيق الأرقام. للقيام بذلك ، ما عليك سوى كتابة صيغة المساواة = C2 = E2. إذا اتضح أنهما متساويان ، فسيتم كتابة "TRUE" في الخلية. إذا اختلفوا ، فالخطأ. بعد ذلك ، تحتاج إلى نقل هذه الصيغة إلى النطاق بأكمله باستخدام علامة الإكمال التلقائي.

الآن الفرق مرئي بالعين المجردة.

إبراز القيم المميزة

يمكنك أيضًا إنشاء قيم تختلف عن بعضها البعض يتم تمييزها بلون خاص. هذه أيضًا مهمة بسيطة جدًا. إذا كان من الكافي العثور على اختلافات بين نطاقين من القيم أو جداول كاملة ، فأنت بحاجة إلى الانتقال إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، وتحديد عنصر "البحث والتمييز" هناك. قبل النقر فوقه ، تأكد من تمييز مجموعة الخلايا التي تخزن المعلومات للمقارنة. 

في القائمة التي تظهر ، انقر فوق القائمة "تحديد مجموعة من الخلايا ...". بعد ذلك ، سيتم فتح نافذة نحتاج فيها إلى تحديد الاختلافات حسب الأسطر كمعيار.

مقارنة جدولين باستخدام التنسيق الشرطي

يعد التنسيق الشرطي طريقة مريحة للغاية ، والأهم من ذلك ، وظيفية تسمح لك باختيار لون يبرز قيمة مختلفة أو نفس القيمة. يمكنك العثور على هذا الخيار في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. هناك يمكنك العثور على زر بالاسم المناسب وفي القائمة التي تظهر ، حدد "إدارة القواعد". سيظهر مدير قاعدة نحتاج فيه إلى تحديد قائمة "إنشاء قاعدة".

بعد ذلك ، من قائمة المعايير ، نحتاج إلى تحديد المعيار الذي يشير إلى أننا بحاجة إلى استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها بطريقة خاصة. في وصف القاعدة ، تحتاج إلى تحديد صيغة. في حالتنا ، هذا هو = $ C2 <> $ E2 ، وبعد ذلك نؤكد تصرفاتنا بالضغط على زر "Format". بعد ذلك ، قمنا بتعيين مظهر الخلية ومعرفة ما إذا كنا نحبها من خلال نافذة صغيرة خاصة مع عينة. 

إذا كان كل شيء مناسبًا ، انقر فوق الزر "موافق" وقم بتأكيد الإجراءات.

في مدير قواعد التنسيق الشرطي ، يمكن للمستخدم العثور على جميع قواعد التنسيق السارية في هذا المستند. 

دالة COUNTIF + قواعد مقارنة الجدول

جميع الطرق التي وصفناها سابقًا ملائمة لتلك التنسيقات التي يكون تنسيقها هو نفسه. إذا لم يتم ترتيب الجداول مسبقًا ، فإن أفضل طريقة هي مقارنة جدولين باستخدام الوظيفة COUNTIF والقواعد. 

لنتخيل أن لدينا نطاقين بمعلومات مختلفة قليلاً. نحن نواجه مهمة مقارنتها وفهم القيمة المختلفة. تحتاج أولاً إلى تحديده في النطاق الأول والانتقال إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". هناك نجد العنصر المألوف سابقًا "التنسيق الشرطي". نقوم بإنشاء قاعدة وتعيين القاعدة لاستخدام صيغة. 

في هذا المثال ، تظهر الصيغة كما هو موضح في لقطة الشاشة هذه.

بعد ذلك ، قمنا بتعيين التنسيق كما هو موضح أعلاه. تقوم هذه الوظيفة بتوزيع القيمة الموجودة في الخلية C1 وتلقي نظرة على النطاق المحدد في الصيغة. يتوافق مع العمود الثاني. علينا أن نأخذ هذه القاعدة وننسخها على النطاق بأكمله. رائع ، يتم تمييز جميع الخلايا ذات القيم غير المتكررة.

وظيفة VLOOKUP لمقارنة جدولين

في هذه الطريقة ، سننظر في الوظيفة VPR، والتي تتحقق مما إذا كان هناك أي تطابق في جدولين. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إدخال الصيغة الموضحة في الصورة أدناه ونقلها إلى النطاق الكامل المستخدم للمقارنة.

تقوم هذه الوظيفة بالتكرار فوق كل قيمة ومعرفة ما إذا كان هناك أي تكرارات من العمود الأول إلى الثاني. حسنًا ، بعد إجراء جميع العمليات ، تتم كتابة هذه القيمة في الخلية. إذا لم يكن موجودًا ، فسنحصل على الخطأ # N / A ، وهو ما يكفي تمامًا لفهم القيمة التي لن تتطابق تلقائيًا.

إذا وظيفة

وظيفة المنطق إذا - هذه طريقة جيدة أخرى للمقارنة بين نطاقين. الميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أنه يمكنك فقط استخدام جزء المصفوفة التي تتم مقارنتها ، وليس الجدول بأكمله. هذا يوفر الموارد لكل من الكمبيوتر والمستخدم.

لنأخذ مثالا صغيرا. لدينا عمودين - A و B. نحتاج إلى مقارنة بعض المعلومات الواردة فيهما مع بعضها البعض. للقيام بذلك ، نحتاج إلى إعداد عمود خدمة آخر C ، حيث تتم كتابة الصيغة التالية.

استخدام صيغة تستخدم الدوال IF, خطأ مرجّح и أكثر انكشافاً يمكنك التكرار على جميع العناصر المطلوبة في العمود A ، ثم في العمود B. إذا تم العثور عليها في العمودين B و A ، فسيتم إرجاعها إلى الخلية المقابلة.

ماكرو VBA

الماكرو هو الأكثر تعقيدًا ، ولكنه أيضًا الطريقة الأكثر تقدمًا لمقارنة جدولين. بعض خيارات المقارنة غير ممكنة بشكل عام بدون البرامج النصية لـ VBA. إنها تسمح لك بأتمتة العملية وتوفير الوقت. سيستمر تنفيذ جميع العمليات اللازمة لإعداد البيانات ، إذا تمت برمجتها مرة واحدة.

بناءً على المشكلة المراد حلها ، يمكنك كتابة أي برنامج يقارن البيانات دون أي تدخل من المستخدم.

كيفية مقارنة الملفات في Excel

إذا كان المستخدم قد حدد المهمة لنفسه (حسنًا ، أو تم إعطاؤه واحدة) لمقارنة ملفين ، فيمكن القيام بذلك بطريقتين في وقت واحد. الأول يستخدم وظيفة متخصصة. لتنفيذ هذه الطريقة ، اتبع التعليمات:

1. افتح الملفات التي تريد مقارنتها.
2. افتح علامة التبويب "عرض" - "نافذة" - "عرض جنبًا إلى جنب".

بعد ذلك ، سيتم فتح ملفين في مستند Excel واحد.

يمكن القيام بالشيء نفسه باستخدام أدوات Windows الشائعة. تحتاج أولاً إلى فتح ملفين في نوافذ مختلفة. بعد ذلك ، خذ نافذة واحدة واسحبها إلى الجانب الأيسر جدًا من الشاشة. بعد ذلك ، افتح نافذة ثانية واسحبها إلى الجانب الأيمن تمامًا. بعد ذلك ، ستكون النافذتان جنبًا إلى جنب. 

التنسيق الشرطي لمقارنة ملفين من ملفات Excel

في كثير من الأحيان ، تعني مقارنة المستندات عرضها بجانب بعضها البعض. ولكن في بعض الحالات ، من الممكن أتمتة هذه العملية باستخدام التنسيق الشرطي. باستخدامه ، يمكنك التحقق مما إذا كانت هناك اختلافات بين الأوراق. يتيح لك ذلك توفير الوقت الذي يمكن استخدامه لأغراض أخرى.

أولاً ، نحتاج إلى نقل الأوراق المقارنة إلى مستند واحد. 

للقيام بذلك ، تحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيمن على الورقة المناسبة ، ثم النقر فوق الزر "نقل أو نسخ" في القائمة المنبثقة. بعد ذلك ، سيظهر مربع حوار يمكن للمستخدم من خلاله تحديد المستند الذي يجب إدراج هذه الورقة فيه.

بعد ذلك ، تحتاج إلى تحديد جميع الخلايا المرغوبة لعرض جميع الاختلافات. أسهل طريقة للقيام بذلك هي النقر فوق الخلية اليسرى العلوية ، ثم الضغط على مجموعة المفاتيح Ctrl + Shift + End.

بعد ذلك ، انتقل إلى نافذة التنسيق الشرطي وأنشئ قاعدة جديدة. كمعيار ، نستخدم صيغة مناسبة في حالة معينة ، ثم نقوم بتعيين التنسيق.

انتباه: يجب الإشارة إلى عناوين الخلايا الموجودة في ورقة أخرى. يمكن القيام بذلك من خلال قائمة إدخال الصيغة.

مقارنة البيانات في Excel على أوراق مختلفة

افترض أن لدينا قائمة بالموظفين تسرد رواتبهم أيضًا. يتم تحديث هذه القائمة كل شهر. يتم نسخ هذه القائمة إلى ورقة جديدة.

افترض أننا بحاجة إلى مقارنة الرواتب. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام جداول من أوراق مختلفة كبيانات. سنستخدم التنسيق الشرطي لإبراز الاختلافات. كل شيء بسيط.

باستخدام التنسيق الشرطي ، يمكنك إجراء مقارنات فعالة حتى لو كانت أسماء الموظفين بترتيب مختلف.

كيفية مقارنة ورقتين في جدول بيانات Excel

تتم مقارنة المعلومات الموجودة على ورقتين باستخدام الوظيفة أكثر انكشافاً. كمعامله الأول ، هناك زوج من القيم التي تحتاج إلى البحث عنها في الورقة المسؤولة عن الشهر التالي. ببساطة ، مارس. يمكننا تعيين النطاق المعروض كمجموعة من الخلايا التي تعد جزءًا من النطاقات المسماة ، مجتمعة في أزواج.

لذا يمكنك مقارنة السلاسل وفقًا لمعيارين - الاسم الأخير والراتب. حسنًا ، أو أي شيء آخر ، يحدده المستخدم. لجميع التطابقات التي يمكن العثور عليها ، يتم كتابة رقم في الخلية التي يتم إدخال الصيغة فيها. بالنسبة لبرنامج Excel ، ستكون هذه القيمة دائمًا صحيحة. لذلك ، لكي يتم تطبيق التنسيق على تلك الخلايا التي كانت مختلفة ، يجب استبدال هذه القيمة بـ يكذب أو ملقاه، باستخدام الوظيفة = NOT ().

أداة مقارنة جداول البيانات

يحتوي برنامج Excel على أداة خاصة تسمح لك بمقارنة جداول البيانات وإبراز التغييرات تلقائيًا. 

من المهم ملاحظة أن هذه الأداة متاحة فقط للمستخدمين الذين اشتروا مجموعات مكتبية من Professional Plus.

يمكنك فتحه مباشرة من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" عن طريق تحديد عنصر "مقارنة الملفات".

بعد ذلك ، سيظهر مربع حوار تحتاج فيه إلى تحديد الإصدار الثاني من الكتاب. يمكنك أيضًا إدخال عنوان الإنترنت حيث يوجد هذا الكتاب.

بعد أن نختار نسختين من المستند ، نحتاج إلى تأكيد إجراءاتنا باستخدام مفتاح OK.

في بعض الحالات ، قد يحدث خطأ. إذا ظهر ، فقد يشير إلى أن الملف محمي بكلمة مرور. بعد النقر فوق "موافق" ، سيُطلب منك إدخاله. 

تبدو أداة المقارنة مثل جدولي بيانات Excel بجوار بعضهما البعض في نفس النافذة. اعتمادًا على ما إذا تمت إضافة المعلومات أو إزالتها أو حدوث تغيير في الصيغة (بالإضافة إلى أنواع الإجراءات الأخرى) ، يتم تمييز التغييرات بألوان مختلفة. 

كيفية تفسير نتائج المقارنة

الأمر بسيط للغاية: تتم الإشارة إلى أنواع مختلفة من الاختلافات بألوان مختلفة. يمكن أن يمتد التنسيق إلى كل من تعبئة الخلية والنص نفسه. لذلك ، إذا تم إدخال البيانات في الخلية ، فسيكون التعبئة باللون الأخضر. إذا أصبح شيء ما غير واضح ، فإن الخدمة نفسها بها رموز توضح نوع التغيير الذي يتم تمييزه في أي لون.