المحتويات
الآن هو عصر المعلومات. كمية البيانات التي يتعين على الأشخاص معالجتها كل يوم تتزايد أكثر فأكثر. هذا ينطبق على جميع مجالات الحياة الممكنة ، بما في ذلك العمل. يوجد الآن المزيد والمزيد من مجالات النشاط البشري التي توجد فيها حاجة ماسة للقدرة على معالجة كميات كبيرة من المعلومات بسرعة.
إحدى ميزات Excel التي تتيح لك القيام بذلك هي التجميع. الحقيقة هي أن تنظيم المعلومات لا يساعد على العمل مع جميع البيانات المتاحة ، ولكن فقط مع الأجزاء الصغيرة. إذا قمت بتعبئة نفس النوع من المعلومات في كتلة واحدة ، فسيكون ذلك أسهل على الكمبيوتر وعلى الشخص نفسه. لا يوجد مجال تقريبًا لن تكون فيه هيكلة المعلومات مطلوبة:
- معالجة بيانات المبيعات. تتلقى المستودعات بانتظام دفعات ضخمة من مجموعة متنوعة من السلع بتكلفة ووزن ومورد واسم مختلف وما إلى ذلك. تسهل هيكلة البيانات التنقل في كل هذه المجموعة من المعلومات.
- دراسات. ترتبط جودة التعليم والتعليم الذاتي ارتباطًا وثيقًا بمدى جودة تنظيم المعلومات. لذلك ، إذا قمت بتجميع البيانات من نفس النوع جنبًا إلى جنب بشكل صحيح ، فسيكون من الأسهل القيام ليس فقط بالمهام العملية المتعلقة بالإحصاءات ، على سبيل المثال ، ولكن أيضًا المهام النظرية ، وتنظيم الواجبات المنزلية ، وما إلى ذلك.
- تقرير محاسبي. يتعين على المحاسبين التعامل بانتظام مع الأرقام ، ولكل منها صلات بأرقام أخرى. ولجعل الأمر أكثر ملاءمة للعمل مع عدد كبير من القيم uXNUMXbuXNUMX المرتبطة ببعضها البعض ومعلومات من نوع مختلف ، فمن الملائم جدًا استخدام تجميع البيانات.
كما تتيح لك وظيفة تجميع البيانات إخفاء المعلومات القديمة. دعونا نرى كيف يعمل وكيف يمكنك استخدامه.
كيفية تعيين معلمات الوظيفة
للعمل مع تجميع البيانات ، يجب عليك أولاً تكوينه. للقيام بذلك ، انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وابحث عن خيار "الهيكل" هناك. بعد ذلك ، ستظهر لوحة منبثقة تحتاج فيها إلى العثور على زر في الزاوية اليمنى السفلية.
بعد ذلك ، ستظهر نافذة تحتاج فيها إلى تحديد مربعات الاختيار المناسبة والضغط على مفتاح OK. تتحكم هذه الإعدادات في كيفية عرض البيانات.
هام: من الناحية العملية ، يجد العديد من الأشخاص أنه من غير الملائم عرض الإجماليات أسفل البيانات. لذلك ، يمكنك ترك هذا المربع بدون تحديد. يوصى أيضًا بتحديد مربع "الأنماط التلقائية".
بعد إكمال هذه الخطوات ، يمكنك البدء فورًا في تجميع المعلومات.
كيفية تجميع البيانات حسب الصفوف
الآن دعنا نتعرف على ما يجب فعله لتجميع الصفوف ، عمليًا.
- قم بإنشاء صف جديد أعلى أو أسفل الصفوف التي نريد تجميعها. كل هذا يتوقف على طريقة عرض النتائج التي تم اختيارها في المرحلة السابقة.
- الخطوة التالية هي إنشاء عنوان جدول في الخلية اليسرى العلوية للصف المضاف. سيكون هذا هو اسم المجموعة التي سيتم دمج الخلايا فيها والتي تكون مشتركة على أساس معين.
- حدد جميع الخلايا في المنطقة الموجودة أسفل الصف الذي تم إنشاؤه حديثًا أو فوقه (اعتمادًا على ما فعلناه في الخطوة الأولى). بعد ذلك ، نبحث عن زر "الهيكل" في علامة تبويب البيانات وهناك نجد خيار "المجموعة". من المهم عدم النقر فوق السهم أو اسم الأمر في اللوحة المنبثقة ، ولكن النقر فوق الرمز.
إذا كنت لا تزال تنقر فوق السهم لأسفل ، فستظهر قائمة إضافية يمكنك من خلالها تحديد وظيفة التجميع أو إنشاء هيكل. نحن مهتمون في المقام الأول بالتجميع في هذه المرحلة.
بعد ذلك ، نختار الميزة الرئيسية التي سيتم من خلالها تنفيذ التجميع. يمكن أن تكون صفوفًا أو أعمدة. إذا لم تقم بتغيير أي شيء ، فسيتم تحديد العنصر الأول افتراضيًا. بعد أن نتأكد من ضبط الإعدادات كما نحتاج ، نحتاج إلى تأكيد إجراءاتنا بالضغط على الزر "موافق". نظرًا لأننا نقوم بالتجميع حسب الصف ، لا نحتاج إلى تغيير أي شيء ، نحتاج فقط إلى إعادة التحقق.
هام: إذا لم تحدد خلية ، بل أعمدة أو صفوفًا كاملة على لوحة الإحداثيات ، قبل البدء في تجميع الكائنات ، فلن يظهر مربع الحوار هذا. سيحدد البرنامج ما يجب القيام به بمفرده.
حقيقة أن الخطوط تم تجميعها ، يمكننا فهمها من خلال علامة الطرح على لوحة الإحداثيات. هذا يخبرنا أنه تم الكشف عن البيانات. يمكننا الآن إخفائهم بالنقر فوق هذا الرمز أو بالنقر فوق الزر 1 أعلى قليلاً (يشير إلى درجة التجميع).
نرى أن الخطوط مخفية ، وتغيرت علامة الطرح إلى علامة زائد. لفتح الخط المطلوب ، يمكنك النقر فوقه ، ثم يقوم البرنامج بذلك من تلقاء نفسه. إذا كنت بحاجة إلى توسيع كل الخطوط ، فأنت بحاجة إلى النقر فوق الزر "2" الموجود أعلى لوحة الإحداثيات في هذه الحالة.
كيفية تجميع الأعمدة
لتجميع الأعمدة ، تكون خوارزمية الإجراءات متماثلة تقريبًا:
- اعتمادًا على الخيارات التي حددناها في الإعدادات ، نحتاج إلى إدراج عمود جديد على يسار أو يمين المنطقة التي سيتم تجميعها.
- نكتب اسم المجموعة في الخلية العلوية للعمود الظاهر.
- نختار جميع الأعمدة التي نحتاج إلى تجميعها (فقط اترك العمود الذي أضفناه في المرحلة الأولى) ، ثم انقر فوق الزر "تجميع" بنفس طريقة الخوارزمية الموضحة أعلاه.
- الآن نحتاج إلى النقر فوق عنصر "الأعمدة" في النافذة الصغيرة والنقر فوق الزر "موافق".
- حظ سعيد.
الملاحظات. تمامًا كما هو الحال عند تجميع الصفوف ، إذا حددنا أعمدة كاملة في شريط الإحداثيات الأفقي ، فلن نحصل على مربع حوار صغير.
كيفية عمل تجميع متعدد المستويات
يعد Excel برنامجًا وظيفيًا ، لكن إمكانياته لا تنتهي بالتجميع أحادي المستوى ، كما هو موضح في الأمثلة أعلاه. هناك أيضًا القدرة على تجميع الخلايا حسب عدة مستويات. ويتم ذلك بالطريقة التالية:
- بادئ ذي بدء ، يتم إنشاء المجموعة الرئيسية بالطريقة الموضحة أعلاه. ثم سيتم إضافة المجموعات الفرعية إليها.
- بعد ذلك ، نتأكد من فتح المجموعة الرئيسية. في ذلك ، نقوم أيضًا بتنفيذ الإجراءات الموضحة أعلاه. تعتمد الخطوات المحددة على ما إذا كان الشخص يعمل بالصفوف أو الأعمدة.
- نتيجة لذلك ، يمكن إنشاء مجموعات من عدة مستويات.
إرشادات لفك تجميع البيانات
قد ينشأ الموقف عندما لا تكون هناك حاجة إلى مجموعة أو مجموعة فرعية تم إنشاؤها مسبقًا. هناك وظيفة منفصلة لهذا - "فك التجميع". لتنفيذه ، عليك اتباع الخطوات التالية:
- حدد العناصر التي تشكل جزءًا من المجموعة.
- افتح علامة التبويب "البيانات".
- نجد مجموعة "الهيكل" هناك ، افتحها بالسهم أدناه.
- هناك ، انقر فوق الزر "فك التجميع". من المهم جدًا النقر فوق الرمز وليس النقش.
بعد ذلك ، نختار بالضبط ما نريد فك تجميعه. نختار العنصر المناسب اعتمادًا على ما قمنا بتجميعه مسبقًا. بعد الانتهاء من الإجراء ، اضغط على زر موافق.
انتباه! إذا تم تكوين مجموعة متعددة المستويات قبل ذلك أو تم إنشاء عدة مجموعات مختلفة ، فيجب إعادة تشكيلها بشكل منفصل.
هنا نحصل أيضا على هذه النتيجة. 
هذه خوارزمية عامة لفك تجميع الخلايا ، ولكن كما هو الحال في أي عمل ، هناك العديد من الفروق الدقيقة. دعونا ننظر إليهم بمزيد من التفصيل.
كيفية فك تجميع الأوراق
قد يكون من الضروري فك تجميع الأوراق من وقت لآخر. للقيام بذلك ، يجب عليك تنفيذ التسلسل التالي من الإجراءات:
- بادئ ذي بدء ، نجد تلك الأوراق التي تم تجميعها. إذا تم تجميع الأوراق مسبقًا ، فسيتم عرضها بنفس اللون أو سيكون العنوان بخط غامق.
- بعد ذلك ، تحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيمن فوق إحدى الأوراق من المجموعة ، ثم النقر فوق الزر "فك تجميع الأوراق" في قائمة السياق. الآن سيتم فك تجميعهم ، وسيتم إجراء جميع التغييرات عليهم بشكل مستقل عن الآخرين.
هناك طريقة أخرى لفك تجميع الأوراق وهي استخدام مفتاح Shift ثم النقر فوق الورقة النشطة في المجموعة التي تريد فك تجميعها. أي أنك تحتاج إلى تحديد المجموعة التي يلزم فك تجميعها ، ثم النقر فوق إحدى علامات التبويب ، ثم النقر فوقها أثناء الضغط باستمرار على مفتاح Shift.
بعد إجراء التغييرات ، يمكنك الآن تجميع بعض الأوراق. للقيام بذلك ، اضغط على مفتاح Ctrl أو Cmd (الأول لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows ، والثاني خاص بتقنية Apple) ، وأثناء الضغط على الزر ، انقر بالتناوب على الأوراق التي تريد دمجها في مجموعة. بعد ذلك ، سيقوم البرنامج بعمل كل شيء للمستخدم.
كيفية فك تجميع البيانات المجمعة يدويًا
قبل فك تجميع الخلايا ، يجب أن تفهم أولاً كيفية تجميعها: يدويًا أو تلقائيًا. يعتبر التجميع اليدوي الطريقة الموضحة أعلاه. يتم إنشاء المجموعات تلقائيًا عند إنشائها باستخدام وظائف معينة. على سبيل المثال ، بعد إنشاء المجاميع الفرعية. يمكن فهم حقيقة استخدام هذه الفرصة من سطر "النتائج الوسيطة".
إذا تم تجميع البيانات من خلال وظيفة بنفس الاسم إكسل، ثم من أجل حلها ، تحتاج إلى التأكد من نشر المجموعة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى النقر فوق الزر + الموجود على الشريط الجانبي على اليسار. حقيقة أن المجموعة منتشرة ، يمكننا الحكم من خلال الزر - في نفس المكان. عندما نقوم بتوسيع مجموعة ، نبدأ في رؤية كل من الصفوف والمجموعات المخفية. بعد ذلك ، باستخدام لوحة المفاتيح أو زر الماوس الأيسر ، حدد جميع الخلايا في المجموعة ، ثم - وفقًا للخوارزمية الموضحة أعلاه.
قلة من الناس يعرفون أن هناك طريقة أخرى لفك تجميع الخلايا المجمعة يدويًا - باستخدام مفاتيح الاختصار.
للقيام بذلك ، يجب عليك أولاً تحديد تلك الأعمدة التي تم تجميعها ، ثم الضغط على Alt + Shift + مفاتيح الأسهم لليسار. إذا تم تنفيذ العمل على جهاز كمبيوتر يتم التحكم فيه بنظام Mac OS ، فأنت بحاجة إلى استخدام مجموعة المفاتيح Command + Shift + J.
كيفية فك تجميع البيانات المجمعة تلقائيًا
إذا تبين ، نتيجة الفحص الذي تم إجراؤه في الفقرة السابقة ، أنه تم تجميع البيانات تلقائيًا ، فكل شيء أكثر تعقيدًا إلى حد ما ، لأن وظيفة فك التجميع القياسية لن تعمل في هذه الحالة. تعتمد الإجراءات على ما تم تنفيذه بالضبط في تجميع البيانات. إذا كانت هذه هي وظيفة "المجاميع الفرعية" ، فسيكون تسلسل الإجراءات كما يلي:
- نفتح نفس علامة التبويب بالبيانات الموجودة على اللوحة الرئيسية (أو الشريط ، كما يطلق عليه غالبًا).
- بعد أن نضغط على زر "المجاميع الفرعية" (وهو بالضبط ما نحتاج إلى القيام به كخطوة ثانية) ، سيكون لدينا نافذة. يقع الزر نفسه في نفس القسم - الهيكل. بعد ذلك ، ستظهر نافذة نحتاج فيها إلى النقر فوق الزر "حذف الكل". يمكن العثور عليها في الزاوية اليسرى السفلية من النافذة أو في أي مكان آخر (حسب إصدار Office وبرنامج جدول البيانات المحدد).
انتباه! لا تزيل هذه الطريقة المجموعة فحسب ، بل تزيل أيضًا الإجماليات الفرعية. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بها ، فمن الأفضل نسخ عناصر المجموعة إلى ورقة أخرى واستخدامها كعناصر غير مجمعة.
توصية قوية لأي عمليات مع جدول لتجميع البيانات أو فك تجميعها. قبل القيام بذلك ، تحتاج إلى عمل نسخة من الجدول الأصلي. في هذه الحالة ، يمكنك استعادة العرض الأصلي للمستند إذا كان هناك شيء لا يسير وفقًا للخطة.
وبالتالي ، يتمتع Excel بوظيفة واسعة جدًا لتنظيم البيانات. بالطبع ، لن يكون قادرًا على القيام بكل شيء لشخص ما ، لكنه يسمح لك بتنظيم العمل بشكل أكثر ملاءمة باستخدام البيانات المنظمة. الباقي يجب أن يقوم به الشخص. ومع ذلك ، فهذه أداة عملية للغاية ستكون مفيدة جدًا لأولئك الذين يتعين عليهم العمل بكميات هائلة من المعلومات الرقمية والنصية.