المحتويات
في عملية العمل على مستند Excel ، غالبًا ما يكون من الضروري للعديد من الأشخاص الاتصال به مرة واحدة. وغالبًا ما يمكن حساب عددهم بالعشرات. لذلك ، لا تقتصر مسألة التعاون على ربط الأشخاص فقط ، حيث يمكنهم غالبًا إجراء تغييرات متضاربة تحتاج إلى تعلم كيفية التحرير بسرعة وفعالية.
من يستطيع فعلها؟ شخص لديه حالة مستخدم رئيسي. باختصار ، ما الذي يجب القيام به لجعل العمل المشترك مع وثيقة ليس ممكنًا فحسب ، بل فعالًا أيضًا؟
العمل مع ملف مشترك في Excel له خصائصه الخاصة. لذلك ، بعض الإجراءات غير متاحة للمستخدمين:
- إنشاء الجداول.
- إدارة السيناريو ، بما في ذلك مشاهدتها.
- إزالة الأوراق.
- لا يمتلك المستخدمون القدرة على دمج عدة خلايا أو ، على العكس من ذلك ، تقسيم الخلايا المدمجة مسبقًا.
- أي عمليات مع بيانات XML.
كيف يمكن تجاوز هذه القيود؟ تحتاج فقط إلى إزالة الوصول العام ، ثم إعادته عند الحاجة.
إليك جدول بيانات آخر يحتوي على بعض المهام التي قد تكون ممكنة أو لا تكون ممكنة إذا كنت تعمل مع عدة أشخاص في نفس جدول البيانات.
تحتاج أولاً إلى فهم الملف الذي يجب إتاحته للتحرير بواسطة عدة أشخاص في وقت واحد. يمكن أن يكون ملفًا جديدًا أو موجودًا.
الإعدادات
كل ما تحتاج إلى القيام به لمشاركة ملف في Excel موجود في قسم Book Sharing ، والذي يمكن العثور عليه من خلال الانتقال إلى علامة التبويب Review.
ستظهر نافذة مع علامتي تبويب. نحن مهتمون بالأول الذي يفتح تلقائيًا. نحتاج إلى تحديد المربع الموجود بجوار العنصر المحدد في لقطة الشاشة بمستطيل أحمر. باستخدامه ، يمكننا تمكين العديد من المستخدمين من إدارة المستند.
بعد أن نفتح الوصول للتحرير ، نحتاج إلى تهيئته. للقيام بذلك ، افتح علامة التبويب الثانية.
بعد إدخال المعلمات ، نؤكد أفعالنا. للقيام بذلك ، غادر انقر على زر "موافق". يمكن أن تكون المشاركة مفتوحة لأي كتاب ، سواء كان جديدًا أو موجودًا. في الحالة الأولى ، ستحتاج إلى ابتكار اسم لها.
بعد ذلك ، تحتاج إلى حفظ الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
المهم! يجب أن يكون التنسيق بحيث يمكن لكل مستخدم فتح الملف بإصداره من جداول البيانات.
يجب عليك حفظ الملف في مجلد مشترك على الشبكة أو مجلد لديه حق الوصول إلى المشاركين الذين يريدون استخدام الملف. بعد تحديد الدليل ، علينا فقط النقر فوق الزر "حفظ".
ومع ذلك ، لا يُسمح باستخدام خادم الويب لحفظ الملف المشترك.
بعد إجراء جميع العمليات الموضحة أعلاه ، تحتاج إلى التحقق مما إذا كان من الممكن توصيل أشخاص آخرين. للقيام بذلك ، افتح علامة التبويب "البيانات" وابحث عن عنصر "الاتصالات" الموجود أسفله مباشرةً. إذا قمت بالنقر فوقه ، فستتمكن من تغيير الروابط أو الروابط. إذا لم يكن هناك زر مطابق ، فلا توجد ملفات مرتبطة.
بعد ذلك ، يتم فتح علامة التبويب "الحالة" ، والتي يمكن من خلالها التحقق من الاتصالات. يمكن التعرف على حقيقة أن كل شيء على ما يرام من خلال وجود الزر "موافق".
يتيح لك Excel أيضًا فتح مصنف مشترك. للقيام بذلك ، تحتاج إلى النقر فوق زر Office. عندما تظهر اللوحة المنبثقة ، نحتاج إلى تحديد العنصر "فتح" وتحديد الكتاب الذي سيتم استخدامه للمشاركة. بعد ذلك ، انقر مرة أخرى على زر Office ، وافتح نافذة "خيارات Excel" ، والتي يمكن العثور عليها في الأسفل.
على الجانب الأيسر من النافذة التي تظهر ، ستتمكن من تحديد فئة من الإعدادات ، لكننا مهتمون بالفئة الأولى ، والتي تحتوي على معظم المعلمات العامة.
بعد ذلك ، انتقل إلى عنصر "الإعداد الشخصي" ، حيث تحتاج إلى تحديد البيانات التي تسمح لك بتصفية المستخدمين - اسم المستخدم واللقب.
بعد إجراء هذه العمليات ، يصبح من الممكن تحرير المعلومات الموجودة في المستند أو إضافة بعض البيانات. لا تنس حفظ التغييرات بعد إجرائها.
قد يتسبب هذا أحيانًا في حدوث مشكلات عند الحفظ. على سبيل المثال ، لا تتوفر المشاركة إلا عند الفتح الأول ، وعندما تحاول فتح المستند مرة أخرى ، يُظهر البرنامج خطأ. قد يحدث هذا للأسباب التالية:
- إذا قام العديد من المشاركين بإدخال البيانات مرة واحدة في نفس الخلية. أو أي جزء آخر.
- إنشاء سجل تغيير يؤدي إلى زيادة حجم المصنف. هذا يؤدي إلى مشاكل.
- تمت إزالة المستخدم من المشاركة. في هذه الحالة ، لن يعمل حفظ التغييرات على جهاز الكمبيوتر الخاص به فقط.
- تم تحميل موارد الشبكة فوق طاقتها.
لإصلاح المشكلة ، عليك اتباع الخطوات التالية:
- احذف سجل التغيير أو امسح المعلومات الزائدة منه.
- قم بإزالة المعلومات الزائدة داخل المستند نفسه.
- أعد بدء المشاركة.
- افتح مستند Excel في محرر مكتب آخر ، ثم احفظه مرة أخرى بتنسيق xls.
صحيح ، في الإصدارات الحديثة ، لا يحدث هذا الخطأ كثيرًا كما هو الحال في الإصدارات القديمة.
كيفية عرض نشاط الأعضاء
في سياق العمل المشترك ، تحتاج إلى المراقبة المستمرة حتى لا يفسد أحد المشاركين شيئًا. لذلك ، عليك أن تتعلم فهم الإجراءات التي ارتكبها أحدهم. للقيام بذلك ، يجب عليك تنفيذ الخطوات التالية.
- انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة" ، وهناك ابحث عن العنصر "تصحيحات". في القائمة ، حدد العنصر "تحديد التصحيحات".
6 - بعد ذلك ، ستظهر نافذة يمكنك من خلالها معرفة التغييرات التي أجراها المستخدمون. يتم إنشاء هذه القائمة تلقائيًا. يمكنك التحقق من أن هذه هي الحالة بالفعل من خلال النظر في مربع الاختيار الموجود بجوار العنصر المقابل في مربع الحوار هذا.
7 في هذه الحالة ، سيتم عرض التغييرات التي تم إجراؤها منذ آخر عملية حفظ فقط في القائمة الموجودة في الزاوية اليسرى العليا. يتم ذلك للراحة ، يمكنك دائمًا مشاهدة التعديلات السابقة في المجلة.
- يتم تعيين لون معين لكل مشارك ، يمكنك من خلاله فهم من قام بإجراء التغييرات. التسميات في الزاوية اليسرى العليا. يمكنك أيضًا إعداد تتبع التغييرات حسب الوقت ، أو مستخدم معين أو في نطاق معين ، وكذلك تعطيل عرضها.
8 - عندما تحوم فوق خلية بها مثل هذه العلامة ، تظهر كتلة صغيرة يمكنك من خلالها فهم الشخص الذي أجرى التغييرات.
9 - لإجراء تعديلات على قواعد عرض التصحيحات ، تحتاج إلى العودة إلى نافذة الإعدادات ، ثم البحث عن حقل "حسب الوقت" ، حيث يمكنك تعيين نقطة بداية لعرض التغييرات. أي الوقت الذي سيتم عرض التصحيحات منه. يمكنك تعيين الفترة منذ آخر حفظ ، أو تعيين لعرض كافة التغييرات لجميع الأوقات ، أو عدم عرضها حصريًا ، أو تحديد التاريخ الذي سيتم عرضها فيه.
10 - يمكنك أيضًا التحكم في عرض التصحيحات التي تم إجراؤها بواسطة عضو معين فقط.
11 - باستخدام الحقل المقابل ، يمكنك تعيين نطاق الورقة التي سيتم فيها تسجيل إجراءات الأمر.
يمكنك أيضًا إجراء تغييرات أخرى بتحديد مربعات الاختيار المناسبة في الأماكن الصحيحة.
قائمة التغييرات ليست الوزن الثقيل. يمكن للمستخدم الرئيسي مراجعة تعديلات المشاركين الآخرين وتأكيدها أو رفضها. كيف افعلها؟
- انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة". هناك قائمة "إصلاحات" حيث يمكن للمستخدم إدارة الإصلاحات. في اللوحة المنبثقة ، تحتاج إلى تحديد الخيار "قبول / رفض التصحيحات" ، وبعد ذلك سيتم عرض نافذة يتم فيها عرض التصحيحات.
13 14 - يمكن أن يتم اختيار التعديلات وفقًا لنفس المعايير الموضحة سابقًا: حسب الوقت أو بواسطة مستخدم معين أو ضمن نطاق معين. بعد تحديد المعلمات المطلوبة ، اضغط على زر موافق.
- بعد ذلك ، سيتم عرض جميع التعديلات التي تفي بالشروط المحددة في الخطوة السابقة. يمكنك الموافقة على تعديل معين أو رفضه بالنقر فوق الزر المناسب أسفل النافذة. من الممكن أيضًا قبول التعديلات دفعة واحدة أو رفضها.
15
الآن تم ترك التعديلات اللازمة ، وتمت إزالة التعديلات الإضافية.
كيفية إزالة المستخدم من ملف اكسل
من وقت لآخر ، يصبح من الضروري إزالة المستخدمين من التأليف المشترك. يمكن أن يكون هناك عدد كبير من الأسباب: تم تكليفهم بمهمة أخرى ، وبدأ المشارك في إجراء عمليات التحرير من كمبيوتر آخر ، وما إلى ذلك. تنفيذ هذه المهمة في Excel ليس بالأمر الصعب على الإطلاق.
أولاً ، افتح علامة التبويب "مراجعة". هناك مجموعة "التغييرات" ، حيث يوجد خيار "الوصول إلى الكتاب".
بعد ذلك ، ستظهر على الشاشة نفس النافذة التي رأيناها سابقًا. يمكن العثور على قائمة بجميع الأشخاص الذين يمكنهم إجراء تغييرات على الجدول في علامة التبويب تحرير. لإزالة مستخدم لا نحتاجه في الوقت الحالي ، تحتاج إلى العثور عليه في هذه القائمة ، وتحديده بالضغط على زر الماوس الأيسر والنقر فوق الزر "حذف" الموجود أدناه.
بعد ذلك ، سيحذر Excel المستخدم من أن التصحيحات التي أجراها هذا المشارك قد لا يتم حفظها إذا كان يقوم حاليًا بإجراء تغييرات على المصنف. إذا وافقت ، فانقر فوق "موافق" ، ولن تتم مشاركة المستخدم بعد الآن.
أفضل طريقة للحد من استخدام دفتر الأستاذ المشترك هي إزالة المستخدم. إذا لم يكن ذلك مناسبًا ، فيمكنك تعيين الحق في عرض الكتاب أو تعديله بواسطة مشارك معين.
ومع ذلك ، من المهم أن تتذكر أن بعض القيود مضمنة في المشاركة افتراضيًا. لقد تم وصفهم أعلاه. دعونا نتذكرهم ، لأن التكرار هو أم التعلم.
- يحظر إنشاء جداول ذكية تقوم تلقائيًا بتحديث البيانات ولديها العديد من الميزات الأخرى.
- لا يمكنك إدارة البرامج النصية.
- هناك قيود مضمنة على حذف الأوراق أو توصيل الخلايا أو فصلها.
- إجراء كافة العمليات على بيانات XML. بكلمات بسيطة ، هناك قيود على هيكلة كمية كبيرة من البيانات ، بما في ذلك تحرير المصفوفات الخاصة بهم. يعد XML أحد أكثر أنواع الملفات غموضًا بالنسبة للمبتدئين ، ولكنه حقًا بسيط للغاية. باستخدام هذا النوع من الملفات ، يمكنك نقل البيانات عن طريق إجراء تغييرات مجمعة على المستند.
ببساطة ، يتيح لك التأليف المشترك إجراء عمليات قياسية على مستند ، ولكن تتوفر المزيد من الخيارات الاحترافية لشخص واحد فقط. هذا بسبب صعوبة التراجع عن نفس وحدات الماكرو أو تغييرات دُفعات XML إلى حد ما.
يعد تعطيل المشاركة ثم إعادة تمكينها طريقة أخرى لتقييد ما يمكن لمستخدمي Excel القيام به. يمكنك إجراء التغييرات اللازمة بنفسك ، وبالتالي حرمان الآخرين مؤقتًا من فرصة تعديل شيء ما.
للقيام بذلك ، يجب عليك اتباع هذه الخطوات.
- افتح علامة التبويب "مراجعة" ، وانتقل إلى عنصر "التصحيحات" وحدد عنصر "تمييز المراجعات" من القائمة المنبثقة.
- بعد ذلك ، تظهر نافذة تحتاج فيها إلى إلغاء تحديد المربعات المجاورة للعناصر "المستخدم" و "في النطاق".
- بعد ذلك ، يظهر سجل التغيير ، وهو أمر ضروري للنسخ الاحتياطي للبيانات.
بعد ذلك ، يمكنك إيقاف تشغيل المشاركة. للقيام بذلك ، في نفس علامة التبويب الموجودة على الشريط ، حدد العنصر "الوصول إلى الكتاب" وقم بإلغاء تحديد "السماح لعدة مستخدمين بتعديل الملف".
هذا كل شيء ، تم تعطيل المشاركة الآن.
لذلك من السهل جدًا إعداد التأليف المشترك في Excel. بالطبع ، هناك بعض القيود التي لا تسمح لك باستخدام المستند على أكمل وجه. لكن تم حلها بكل بساطة ، يكفي إيقاف تشغيل المشاركة لفترة ، ثم تشغيلها عند إجراء التغييرات اللازمة.