المحتويات
أثناء استخدام جدول بيانات ، يرتكب العديد من المستخدمين ، الذين يعملون بكميات هائلة من المعلومات ، أخطاءً متنوعة في الحسابات أو يرتكبون أخطاءً إملائية. بالإضافة إلى ذلك ، لا يعرف بعض الأشخاص كيفية إضافة أحرف خاصة بشكل صحيح واستخدام أحرف أخرى غير مرتبطة بالعمل بدلاً من ذلك. يحتوي البرنامج على ميزة خاصة تسمى "التصحيح التلقائي" ، والتي تتيح لك تصحيح إدخال البيانات غير الصحيح تلقائيًا.
ما هو "التصحيح التلقائي"
يخزن معالج جداول بيانات Excel في ذاكرته مجموعة متنوعة من الأخطاء التي يرتكبها المستخدمون عند التعامل مع المعلومات المجدولة. إذا ارتكب المستخدم أي خطأ ، فسيقوم البرنامج تلقائيًا بتصحيحه إلى القيم الصحيحة. كل هذا يتحقق بفضل أداة التصحيح التلقائي. تعمل ميزة الاستبدال التلقائي على تصحيح أنواع الأخطاء التالية:
- الأخطاء التي حدثت بسبب Caps Lock المضمن ؛
- ابدأ في إدخال جملة جديدة بحرف صغير ؛
- حرفان كبيران على التوالي في كلمة واحدة ؛
- الأخطاء المطبعية الشائعة الأخرى التي يرتكبها المستخدمون.
مواقع التنسيب
لاحظ أن الاستبدال التلقائي وأداة البحث والاستبدال هما خياران مختلفان تمامًا. في الأداة الأولى ، يقوم جدول البيانات بتحليل النص المكتوب بشكل مستقل وتنفيذ الاستبدال ، وفي الثانية ، يتم تنفيذ جميع عمليات التلاعب بواسطة المستخدم الذي يعمل في جدول البيانات.
توجد القائمة الكاملة للعبارات المستبدلة في إعدادات Excel. لعرض جدول القيم هذا ، اتبع هذه الخطوات البسيطة:
- نضغط على الزر الكبير الموجود في الجزء الأيسر العلوي من الواجهة ، ثم نضغط على عنصر "الإعدادات".
- في النافذة التي تظهر ، انقر على سطر "التدقيق الإملائي" وانتقل إلى قائمة الإعدادات للاستبدال التلقائي.
- في النافذة الجديدة التي تظهر على الشاشة ، يمكنك عرض معلمات الوظيفة. يوجد أيضًا جدول أمثلة لاستبدال الأحرف أو الكلمات.
لاحظ أن موقع هذه الوظيفة متطابق في جميع الإصدارات ، فقط في بعض الحالات يبدأ الوصول إلى المعلمات بالنقر فوق عنصر "ملف".
البحث عن المحتوى
دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية البحث عن محتوى في مستند. تجول:
- انتقل إلى قسم "تعديل" ، ثم انقر فوق الزر "بحث". يمكنك الوصول إلى هذه النافذة بالضغط على مجموعة المفاتيح "Ctrl + F".
- في السطر "بحث" ، يجب إدخال القيمة التي تريد البحث عنها في المستند. بعد إدخال البيانات ، انقر فوق "بحث عن التالي". في النافذة ، هناك العديد من عوامل تصفية البحث الإضافية الموجودة في قسم "الخيارات".
يجب أن يكون مفهوما أنه إذا قمت بالنقر فوق الزر "بحث عن التالي" ، فسيعرض البرنامج أقرب عبارة تم إدخالها ويعرضها في المستند. يتيح لك استخدام وظيفة "بحث عن الكل" عرض جميع قيم البحث الموجودة في المستند.
استبدال العينة
غالبًا ما يحدث أن المستخدم لا يحتاج فقط إلى العثور على عبارة في المستند ، ولكن أيضًا لاستبدالها ببيانات أخرى. دليل خطوة بخطوة لأداء هذه الوظيفة:
- انتقل إلى مربع البحث كما هو موضح أعلاه.
- الآن ننتقل إلى القسم المسمى "استبدال".
- يوجد سطر جديد "استبدال بـ". في السطر "بحث" ، نقود العبارة للبحث ، وفي السطر "استبدال بـ" ، نقود القيمة التي نريد استبدال الجزء الذي تم العثور عليه. بالانتقال إلى قسم "الخيارات" ، يمكنك تطبيق مجموعة متنوعة من عوامل تصفية البحث لتسريع العمل بالمعلومات.
تمكين وتعطيل التصحيح التلقائي
بشكل افتراضي ، يتم تمكين ميزة الاستبدال التلقائي في جدول البيانات. هناك حالات عندما يحتاج إلى إيقاف التشغيل بحيث عند إدخال المعلومات ، لا يرى البرنامج بعض الأحرف على أنها خاطئة. دليل خطوة بخطوة لتعطيل الاستبدال التلقائي:
- انتقل إلى قسم "ملف".
- في قائمة العناصر اليمنى ، حدد "الإعدادات".
- في نافذة الخيارات التي تظهر ، حدد قسم "التدقيق الإملائي". بعد ذلك ، انقر فوق خيارات التصحيح التلقائي.
- تظهر نافذة جديدة مع إعدادات المعلمات. هنا تحتاج إلى إلغاء تحديد المربع الموجود بجوار النقش "استبدال أثناء الكتابة" ، ثم انقر فوق "موافق".
- سينقل جدول البيانات المستخدم إلى النافذة السابقة ، حيث يجب عليك النقر فوق "موافق" مرة أخرى.
انتباه! لإعادة تمكين الوظيفة ، تحتاج إلى إعادة علامة الاختيار بجوار النقش "استبدال أثناء الكتابة" والنقر فوق "موافق".
تاريخ التصحيح التلقائي والمشاكل المحتملة
هناك أوقات عندما يقود المستخدم المعلومات الرقمية بالنقاط ، ويقوم معالج جدول البيانات بشكل مستقل بتغييرها إلى تاريخ. لحفظ المعلومات الأصلية في الخلية دون أي تغييرات ، يجب عليك تنفيذ الخطوات البسيطة التالية:
- نقوم باختيار مجموعة من الخلايا التي نخطط فيها لإدخال المعلومات الرقمية بالنقاط. انتقل إلى قسم "الصفحة الرئيسية" ، ثم انتقل إلى علامة التبويب "الرقم". انقر فوق تباين تنسيق الخلية الحالي.
- تم الكشف عن قائمة صغيرة بتنسيقات مختلفة. انقر فوق "نص".
- بعد التلاعب ، يمكنك إدخال البيانات في الخلايا باستخدام النقاط.
من المهم أن نفهم أن المعلومات الرقمية في الخلايا ذات تنسيق النص لن تتم معالجتها بواسطة البرنامج كأرقام.
التصحيح التلقائي برموز الرياضيات
الآن دعونا نلقي نظرة على كيفية إجراء عملية الاستبدال التلقائي بالرموز الرياضية. تحتاج أولاً إلى الانتقال إلى نافذة "التصحيح التلقائي" ، ثم إلى قسم "التصحيح التلقائي باستخدام الرموز الرياضية". هذه الميزة سهلة الاستخدام ومفيدة لأن العديد من الرموز الرياضية غير موجودة على لوحة المفاتيح. على سبيل المثال ، لعرض صورة لزاوية في خلية ، ما عليك سوى إدخال أمر الزاوية.
يمكن استكمال القائمة الرياضية الحالية بالقيم الخاصة. للقيام بذلك ، أدخل الأمر الخاص بك في الحقل الأول ، والحرف الذي سيتم عرضه عند كتابة هذا الأمر في الحقل الثاني. أخيرًا ، انقر فوق الزر "إضافة" ، ثم "موافق".
تحرير قاموس التصحيح التلقائي
تتمثل المهمة الرئيسية للاستبدال التلقائي في تصحيح الأخطاء المطبعية والأخطاء في المعلومات التي يدخلها المستخدم. تم دمج قاموس خاص في معالج جداول البيانات ، والذي يحتوي على قوائم بالكلمات والرموز للاستبدال التلقائي. يمكنك إضافة القيم الفريدة الخاصة بك إلى هذا القاموس ، مما يبسط العمل بشكل كبير باستخدام معالج جداول البيانات. تجول:
- ننتقل إلى النافذة بمعلمات الاستبدال التلقائي ، باستخدام التقنية الموضحة أعلاه.
- في سطر "استبدال" ، يجب عليك إدخال حرف أو كلمة ، والتي سيعتبرها معالج جدول البيانات خطأً في المستقبل. في السطر "تشغيل" ، تحتاج إلى إدخال القيمة التي سيتم استخدامها كبديل للخطأ الذي تم ارتكابه. بعد إدخال جميع المعلومات اللازمة ، انقر فوق "إضافة".
- وبالمثل ، يمكنك إضافة القيم الخاصة بك من القاموس ، بحيث لا تضيع الوقت في تصحيحها لاحقًا.
لإزالة القيم غير الضرورية من قائمة الاستبدالات التلقائية ، ما عليك سوى تحديد مجموعة غير ضرورية ، ثم النقر فوق "حذف". بتحديد قيمة ، لا يمكنك حذفها فحسب ، بل يمكنك أيضًا تحريرها.
ضبط خيارات التصحيح التلقائي الرئيسية
تشمل الخصائص الرئيسية جميع المعلمات الموجودة في قسم "التصحيح التلقائي". بشكل افتراضي ، يتضمن جدول البيانات أنواع التصحيحات الموضحة في الصورة:
لإيقاف تشغيل أي معلمة ، تحتاج فقط إلى إلغاء تحديد المربع المجاور لها ، ثم لحفظ التغييرات التي تم إدخالها ، انقر فوق "موافق".
العمل مع الاستثناءات
يحتوي جدول البيانات على قاموس استثناء خاص يسمح لك بالتأكد من عدم تطبيق الاستبدال التلقائي على القيم المضمنة في هذا القاموس. دليل خطوة بخطوة لاستخدام القاموس:
- في مربع "التصحيح التلقائي" ، انقر فوق "استثناءات".
- هناك قسمان هنا. القسم الأول هو "الحرف الأول". يصف هذا القسم جميع القيم التي بعدها لا ينظر البرنامج إلى "الفترة" على أنها نهاية الجملة. بمعنى آخر ، بعد إدخال نقطة ، ستبدأ الكلمة التالية بحرف صغير. لإضافة القيم الخاصة بك ، تحتاج إلى إدخال كلمة جديدة في السطر العلوي ، ثم النقر فوق "إضافة". إذا قمت بتحديد أي مؤشر من القائمة ، فيمكنك إما تعديله أو حذفه.
- القسم الثاني هو "عاصمتان". هنا ، كما في علامة التبويب السابقة ، يمكنك إضافة القيم الخاصة بك ، وكذلك تحريرها وحذفها.
اختلاف إصدار Excel
جميع الأدلة أعلاه مخصصة للاستخدام مع معالجات جداول البيانات 2007 و 2010 و 2013 و 2019. في محرر 2003 ، يتم إجراء إعداد الاستبدال التلقائي بطريقة مختلفة ، وتوجد العناصر الأساسية في مواقع مختلفة تمامًا. تجول:
- انقر فوق قسم "الخدمة".
- انقر فوق عنصر "الإعدادات".
- ينتقل إلى علامة التبويب تدقيق إملائي.
- هناك ثلاثة خيارات لإعداد الاستبدال التلقائي.
- لإجراء تغييرات على الاستبدال التلقائي ، انقر فوق عنصر "خيارات التصحيح التلقائي".
- تظهر نافذة مألوفة. لا يوجد إعداد للرموز الرياضية ، حيث توجد جميع المعلمات في مكان واحد. نقوم بإجراء جميع التحولات اللازمة ونضغط على زر "موافق".
تعليمات الفيديو
إذا لم تكن جميع الإرشادات المذكورة أعلاه كافية ، فيمكنك مشاهدة الفيديو التالي:
يحكي عن جميع الفروق الدقيقة الإضافية للدليل. بعد مشاهدة الفيديو ، ستتعلم الكثير من المعلومات الإضافية التي ستتيح لك حل جميع المشكلات عند العمل باستخدام الاستبدال التلقائي في جدول بيانات.
وفي الختام
تتيح لك وظيفة الاستبدال التلقائي تسريع عملية العمل باستخدام المعلومات المجدولة بشكل كبير. تكون الأداة أكثر فاعلية عند العمل بكمية هائلة من المعلومات. من المهم جدًا أن تكون قادرًا على استخدام هذه الميزة المفيدة وتكوينها بشكل صحيح.