المحتويات
غالبًا ما يضطر مستخدمو Excel إلى تقديم نتائج عملهم في العروض التقديمية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحويل الملف إلى تنسيق أكثر ملاءمة ، مثل PDF. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك تحويل المستند حماية البيانات من التصحيحات غير المرغوب فيها عند نقلها إلى جهات خارجية. إذا كان الجدول يحتوي على صيغ متضمنة في العمليات الحسابية ، فإن التحويل إلى تنسيق PDF يجعل من الممكن حماية البيانات من التغييرات العرضية أو من التلف عند نقل المستند إلى كمبيوتر آخر. دعنا نلقي نظرة فاحصة على جميع طرق التحويل.
تحويل ملف Excel إلى PDF
في الإصدارات القديمة من Excel ، لا توجد طريقة لحفظ الملف بأي تنسيق آخر غير xls. كان عليّ البحث عن برامج تحويل خاصة أو استخدام موارد الإنترنت التي يمكنها ترجمة تنسيق مستند إلى تنسيق آخر. منذ Excel-2010 ، تم استكمال وظيفة البرنامج بميزة ضرورية تتيح لك تحويل ملف على الفور دون مغادرة Excel.
- بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى تحديد الخلايا التي تريد تحويلها. انتقل إلى قائمة علامة التبويب "ملف". قبل الحفظ ، تحتاج إلى التأكد من أن حدود الجدول لن تتجاوز ورقة مستند PDF.
1 - بعد ذلك ، ننتقل إلى عملية الحفظ. في قائمة "ملف" التي تفتح ، من خلال تنشيط فئة "حفظ باسم ..." ، على الجانب الأيمن ، انتقل إلى خيار "استعراض".
2 - بعد ذلك ، ستظهر نافذة يجب أن تقرر فيها مكان الملف واسمه.
3 - في الجزء السفلي من النافذة نجد فئة "نوع الملف" ، وبالضغط على السطر الذي يحتوي على الزر الأيسر من فأرة الكمبيوتر ، فإننا نستدعي قائمة بالخيارات التي يمكنك من خلالها تحديد تنسيق المستند. في حالتنا ، حدد نوع ملف PDF.
4 - تحت سطر "نوع الملف" سيكون هناك العديد من المعلمات الإضافية المطلوبة للتحويل. يعد التحسين القياسي مناسبًا للطباعة والنشر على الإنترنت ، ويسمح لك الحجم الأدنى بتحسين المستند لوضعه على صفحات مواقع الإنترنت. بعد اختيار خيار التحسين المناسب ، يجب عليك وضع علامة بجانبه. من أجل فتح المستند المحفوظ بهذه الطريقة بعد التحويل ، يجدر التحقق من المربع المقابل.
5
من أجل تعديل واضح ومفصل لعملية التحويل ، يوصي الخبراء بالاهتمام بالمعلمات الإضافية التي يمكنك من خلالها توضيح جميع النقاط للحصول على عرض أفضل لمحتويات الجداول.
- في النافذة التي تظهر ، يمكنك تحديد الصفحات التي تريد تحويلها. حدد نطاقا من البيانات ، مثل أوراق العمل المحددة أو نطاق معين أو مصنف Excel بأكمله. هناك أيضًا بيانات ملف إضافية غير قابلة للطباعة يمكن إدراجها في مستند جديد - علامات بنية المستند وخصائصه. كقاعدة عامة ، تتوافق المعلمات التي تم تعيينها بالفعل في النافذة مع المتطلبات القياسية ، ولكن إذا لزم الأمر ، يمكن تعديلها. لتنشيط التغييرات ، انقر فوق "موافق".
6 - نكمل عملية التحويل بالضغط على زر "حفظ".
7 - قد تستغرق عملية التحويل بعض الوقت ، حسب حجم الجداول. سيظهر مستند PDF في المجلد المحدد. وفقًا للإعدادات ، مباشرة بعد التحويل ، سيتم فتح المستند في محرر يمكنه قراءته.
8
تحويل جدول بيانات Excel إلى PDF باستخدام تطبيقات خارجية
إذا كان المستخدم يعمل مع جداول بيانات Excel إصدارات 1997-2003 ، ثم لتحويل الملف إلى تنسيق PDF بحاجة إلى استخدام أدوات الطرف الثالث. أحد أشهر البرامج هو برنامج FoxPDF Excel to PDF Converter.
- نقوم بتثبيت التطبيق. يمكنك تنزيل ملف التثبيت على الموقع الرسمي www.foxpdf.com.
- عند بدء تشغيل البرنامج ، ستظهر نافذة عمل ، حيث يجب أن تذهب إلى قائمة "إضافة ملف Excel" لتحديد الملف المطلوب.
9 - يتيح لك البرنامج تحويل عدة ملفات في وقت واحد ، وهي ميزة لا جدال فيها. بعد اتخاذ قرار بشأن الملفات ، انقر فوق "فتح".
10 - سيتم عرض الملفات المحددة في نافذة البرنامج. يجب أن يكون لكل ملف علامة اختيار بجانبه. إذا لم يتم تحديد خانة الاختيار ، فسيظل الملف بنفس التنسيق.
11 - بعد التحويل ، سيتم حفظ الملفات في المجلد المحدد افتراضيًا. لتحديد عنوان مختلف ، انتقل إلى معلمة مسار الإخراج في أسفل الصفحة. عند النقر فوق الزر مع علامة الحذف ، ستظهر قائمة بعنوان المجلد الحالي. إذا لزم الأمر ، يمكن تغيير موقع التخزين.
12 - عند اكتمال جميع الخطوات التحضيرية ، تابع التحويل بالضغط على زر PDF على يمين خط مسار الإخراج.
13
تطبيق خدمة عبر الإنترنت لتحويل تنسيق Excel إلى PDF
على الرغم من بساطة تطبيق FoxPDF Excel to PDF Converter ، يتم دفع هذا البرنامج. وإذا كانت الحاجة إلى تحويل Excel إلى PDF تبدو نادرة للغاية ، فيمكنك استخدام الموارد المتاحة عبر الإنترنت على الإنترنت.
تسمح لك هذه الموارد بتحويل الجداول إلى PDF مجانًا ، ولكن قد يكون لها حد لعدد المعاملات في اليوم. لا يمكن الوصول إلى بعض الخدمات إلا بعد التسجيل وتقديم عنوان بريدك الإلكتروني الصالح ، والذي سيتم إرسال المستند الذي تم تحويله إليه بالفعل.
بالإضافة إلى ذلك ، للعمل مع مواقع معينة ، تحتاج إلى التأكد من أن الملف يفي بالمتطلبات. ضع في اعتبارك مبدأ تشغيل أحد موارد الإنترنت هذه على مثال SmallPDF:
- انتقل إلى الموقع https://smallpdf.com/en. حدد فئة تسمى "Excel to PDF".
14 - هنا يجب عليك ، باستخدام زر "تحديد ملف" ، تحديد المستند المطلوب أو ببساطة سحب ملف Excel وإفلاته في الحقل المطلوب. يسمح لك المورد بتحويل عدة مستندات مرة واحدة.
15 - بعد ذلك يأتي التحويل التلقائي. بعد اكتماله ، يجب حفظ الملف النهائي عن طريق تفعيل زر "حفظ الملف".
16 - ستظهر نافذة يجب أن تحدد فيها عنوان المجلد لوضع ملفات PDF.
وفي الختام
كل طريقة من طرق تحويل جداول بيانات Excel إلى ملفات PDF لها جوانب إيجابية وسلبية. بالطبع ، يتيح لك حفظ المستند مباشرة داخل برنامج Excel تحقيق هدفك بسرعة وسهولة. ولكن ، كما ذكر أعلاه ، ظهرت هذه الميزة فقط في إصدار 2010.
يمكنك استخدام الموارد عبر الإنترنت لتحويل الملفات فقط إذا كان لديك اتصال بالإنترنت ، وهذا ليس متاحًا دائمًا. التطبيقات والبرامج الخاصة ملائمة أيضًا للاستخدام. في الوقت نفسه ، لا تنس أن مثل هذه الخدمات تتطلب أحيانًا الشراء. في أي حال ، يبقى اختيار كيفية تحويل ملف xls إلى pdf بيد المستخدم.