المحتويات
النسخ الاحتياطي هو إنشاء ملف لاستعادة البيانات اللاحقة في حالة تعطل الوسائط الأصلية أو اختفائها. يمكنك أيضًا إنشاء نسخة من البيانات في Microsoft Excel ؛ البرنامج لديه أدوات لذلك. لاستعادة المعلومات ، يمكنك استخدام وظيفة Excel أخرى - الاسترداد التلقائي. دعونا نفكر في جميع الاحتمالات لاستعادة التغييرات المفقودة في الجداول.
إعداد النسخ الاحتياطي التلقائي
البرنامج قادر على إنشاء ملف إضافي ينسخ الأصل بالكامل ويتم تحديثه في نفس الوقت. يعد إعداد نسخة احتياطية أمرًا مهمًا بشكل خاص في الحالات التي يوجد فيها خطر إيقاف طارئ للبرنامج أو إيقاف تشغيل الكمبيوتر. إذا كان جهازك غير مستقر ، فاتبع بعض الخطوات البسيطة حتى لا تفقد التغييرات في جدول البيانات.
- افتح علامة التبويب "ملف" وابحث عن عنصر "حفظ باسم" في القائمة. اضغط عليها لفتح مربع حوار.
- في النافذة التي تظهر ، افتح القائمة الصغيرة "الخدمة" ، الزر الموجود في الأسفل. يتطلب خيارات عامة.
- حدد المربع "النسخ الاحتياطي دائمًا". الحقول الأخرى اختيارية. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك حماية المستند على الفور بكلمة مرور وتعيين الوصول الموصى به للقراءة فقط. إذا تم تنفيذ كل ما هو ضروري في هذه النافذة ، فانقر فوق "موافق".
- نقوم بحفظ الملف في أي مكان مناسب باستخدام نفس نافذة "حفظ باسم". سيكون هناك دائمًا نسخة احتياطية بتنسيق XLK بجوارها في مجلد أو على سطح المكتب.
تبدو النتيجة بعد حفظ التغييرات الأولى كما يلي:
المهم! يمكننا الآن الإجابة على السؤال حيث يتم تخزين النسخ الاحتياطية: في نفس المجلد حيث تم حفظ الملف الأصلي.
كيفية إنشاء نسخة احتياطية ثابتة
النسخ الاحتياطي المنتظم يحفظ إصدار المصنف Excel، والذي كان محدثًا منذ حفظ واحد. أحيانًا لا يكون هذا الخيار مناسبًا ، وتحتاج إلى إصدار من المستند على بعد خطوات قليلة قبل آخر عملية حفظ. لتتمكن من الوصول إلى الإصدارات السابقة من المستند ، يجب عليك تثبيت وظيفة إضافية. لا توزع Microsoft مثل هذه الوظائف الإضافية على الموقع الرسمي ، فهي مدرجة جزئيًا في البرنامج.
انتبه! يمكنك العثور على الوظائف الإضافية في المصادر المفتوحة على الإنترنت ، واستخدامها قانوني. تأكد من فحص الموقع والتنزيلات باستخدام نظام مضاد للفيروسات حتى لا تعرض البيانات الشخصية والمستندات المهمة للخطر.
الوظيفة الإضافية المطلوبة للنسخ الاحتياطي تسمى VBA-Excel. يتم دفع الإضافة ، ولكن يمكنك استخدام وظائفها خلال الفترة التجريبية. مناسب لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام التشغيل من Windows XP والإصدارات الأحدث ، لإصدارات Excel من 2007 والإصدارات الأحدث. يتم تضمين تعليمات التثبيت مع ملف التثبيت.
- بمجرد تثبيت الوظيفة الإضافية ، ستظهر علامة التبويب VBA-Excel على شريط الأدوات. افتحه وانقر على زر "النسخ الاحتياطي".
- في مربع الحوار الذي يفتح ، حدد موقعًا لحفظ النسخة الاحتياطية واضبط إعدادات النسخ. إذا كنت بحاجة إلى ملف واحد ينسخ محتويات الأصل ، فلن تحتاج إلى تحديد توقيت الإنشاء التلقائي للنسخ. انقر فوق "حفظ".
عندما لم تعد هناك حاجة إلى النسخ ، يجب النقر مرة أخرى على زر "النسخ الاحتياطي". سينبثق السطر "إلغاء النسخ الاحتياطي" - انقر فوقه ، وستتوقف الملفات عن الظهور. سيتعين القيام بذلك فقط إذا تم ضبط إعدادات النسخ التلقائي.
قم بإعداد الحفظ التلقائي للتغييرات في المستند
في حالات الطوارئ ، يساعد الحفظ التلقائي للتغييرات أيضًا. تظهر نسخ من المستند في علامة تبويب خاصة بعد إعادة التشغيل. على فترات منتظمة ، يسجل البرنامج تلقائيًا جميع التغييرات التي تظهر في الكتاب ، إذا تم ضبط الإعدادات المناسبة.
- افتح قسم "الخيارات" في علامة التبويب "ملف". سيظهر مربع حوار مع قائمة على الشاشة - عنصر "حفظ" مطلوب.
- حدد مربع الحفظ التلقائي واضبط عدد مرات حفظ التغييرات. يمكنك تعيين دقيقة واحدة في الإعدادات ، لكن مثل هذا الحفظ المتكرر سيبطئ Excel على جهاز كمبيوتر ضعيف. من المفيد أيضًا تحديد السطر التالي بحيث يتم تلقائيًا حفظ أحدث إصدار تم تسجيله تلقائيًا عند إغلاق المستند دون حفظ.
- حدد المجلدات لملفات الحفظ التلقائي. عادة ما يتم تسجيلها على الفور في الإعدادات ، ويؤدي المسار إلى مجلدات Excel. إذا كنت راضيًا عن الموقع الذي تم حفظ الملفات فيه ، فلا يجب عليك تغيير أي شيء. تحتاج إلى معرفة مكان تخزين ملفات الحفظ التلقائي بحيث يمكنك العثور عليها بسرعة في المستقبل.
بعد الإغلاق الطارئ للبرنامج - على سبيل المثال ، عند إيقاف تشغيل الكمبيوتر - تحتاج إلى فتح Excel مرة أخرى وتحديد الملف الذي تريد حفظه في علامة التبويب "استرداد المستند". هناك إدخالات الحفظ التلقائي. انتبه إلى وقت إنشاء المستند لتحديد الإصدار الصحيح.
المهم! إذا لم تعد هناك حاجة إلى الملفات المحفوظة ، في مربع الحوار الذي يظهر عند الانتهاء من العمل مع هذه المستندات ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "عدم الحفظ".
كيفية استرداد مصنف Excel غير المحفوظ
إذا لم تتمكن من فتح أحدث إصدار من المستند بعد التعطل ، فيمكنك الوصول إلى المجلد حيث يتم تخزين ملفات الحفظ التلقائي الحالية. دعنا نستخدم وظائف علامة التبويب "ملف" حتى لا نبحث عن مجلد في Explorer.
- عندما يفتح المستخدم علامة التبويب "ملف" ، يعرض البرنامج تلقائيًا قسم "التفاصيل". نجد العنصر "الإصدارات" في الجزء السفلي من الشاشة وانقر فوق الزر "إدارة الإصدارات".
- سيتم فتح عنصر قائمة واحد - "استرداد الكتب غير المحفوظة". بالنقر فوقه ، سيتم نقلك إلى مربع الحوار لفتح مستند. ابحث عن الملف المطلوب في القائمة وانقر على "فتح".
في بعض الأحيان لا توجد مستندات في المجلد. في هذه الحالة ، بجوار عنصر "الإصدارات" ، يوجد إدخال يشير إلى عدم وجود إصدارات سابقة من الملف. إذا حدث هذا ، فلن تتمكن من استعادة التغييرات التي تم إجراؤها.